2. 회의운영 보조

■ 학습목표

▲ 회의 시작 시 참석 예정자의 불참 사유를 파악할 수 있다.

▲ 회의 주최자에게 파악한 불참 사유를 보고할 수 있다.

▲ 회의 진행에 있어서 추가적인 요청 사항에 대처 할 수 있다.

▲ 회의 진행에 있어서 추가적인 요청 사항에 대처 할 수 있다.

■ 학습자료

▲ 수업 PPT자료

▲ 문제로 정리하기

2-1. 회의 불참 사유 파악 및 보고

■ 회의 불참 사유

1. 회의 불참 사유의 종류와 대처 방법

(1) 병가 - 회의 참석 예정자가 질병이나 상해로 회의에 불참이 예상 될 경우 당일 확인서를 전자 메일 또는 팩스, 공문으로 받고, 추후 진단서를 첨부하여 보고한다.

(2) 긴급 업무 - 회사의 불요불급한 긴급 업무가 생겨 회의에 참석하지 못한 경우 업무의 내용이 기재된 공문 서류를 받아 보고한다.

(3) 긴급 출장 - 긴급한 업무 출장이 생겨서 회의에 참석하지 못하게 되는 경우, 상급자의 결재를 득한 공문을 회의 진행 부서로 발송하게 하여 그 문서를 보고한다.

(4) 무단 불참 - 사전 연락없이 불참할 경우, 참석 예정자의 소재를 파악하고, 불참 사유를 통보 받은 후 보고한다.

2. 회의 참석 예정자의 참석/불참 여부 파악

(1) 최종 안내문 발송: 회의 전날 또는 당일 참석이 예상되는 대상자에게 회의 최종 안내문을 송부하여 참석을 독려한다.

(2) 불참자 파악

불참이 예상되는 경우 불참 사유서와 이를 증빙할 수 있는 서류를 요청한다.

(3) 불참 사유서 첨부

회의에 불참하게 된 경위가 포함된 사유서와 서류를 편철하고, 보고한다.

2-2. 회의 근거자료 생성 및 요청 사항 대처

■ 회의 근거 자료 생성

1. 회의 근거 자료의 종류

회의 소집 통보 공문, 참석 대상자 자필 사인이 포함된 서명 명부, 회의 운영 규정, 회의 시 배포 자료, 회의록 양식, 회의 수당 지급 대장, 회의 장면 촬영 사진 및 동영상