작업상 필요한 서류는 모두 파일링 시스템의 대상이지만 중요한 대상은 일반문서이다. 파일 링시스템종류를선택할때, 성질에맞는방법을따르는것이필요하지만크게다음과같이 구분할 수 있다. (West, 2002: 93-96, 유희숙, 2008: 91-95에서 재인용)
1. 수직적 파일링
수직적 파일링(vertical filing)은 서류를 홀더에 삽입하고 견출지를 위쪽으로 하여 캐비넷 서랍에 나란히 세워 놓는 방법이다. 일반적으로 말하는 파일링 시스템은 이 방법을 말한 다. 서류를 세워서 정리하는 것보다 취급하기 편하고 찾기 쉬우며, 검색 수납이 편리하다.
2. 수평적 파일링
수평적 파일링(lateral filing)은 인기가 좋은 파일링 방식이다. 이 파일링 방식은 사무실 공 간이 제한된 길고 좁은 공간에 적합하다. 수평적 파일링 캐비닛은 가로측 측면 접근이 가 능하다. 수직적 파일링이나 오픈선반 파일링보다 비용이 다소 비싸기는 하지만, 공간 활용 도가 높기 때문에 많이 사용한다.
3. 오픈 선반식 파일링
오픈 선반식 파일링(open shelving filing)은 문이 있는 캐비닛 대신에 선반에 문서들을 오 픈하여 보관하게 된다. 폴더들은 행으로 정렬되고, 쉽게 보고 검색할 수 있도록 측면에 탭 을 이용하여 표시한다. 오픈 파일링 방식은 가장 저렴하고 공간을 적게 차지한다. 다만, 이 방식은 문서에의 접근 통제가 곤란하고, 화재나 물로 인한 손상으로부터 폴더들을 보 호하지 못하는 단점을 지닌다. 이 시스템은 색상을 활용하여 구분하는 방식이 적합하다.
4. 박스 파일링
박스 파일링(box filing)은 서류를 파일 박스에 넣어 캐비닛 또는 책장에 정리하는 보관 방 법으로수직방법또는오픈방법의겸용형태라고할수있다. 장점만을이용하여만든 것이기 때문에 가장 효율적이라고 할 수 있다. 이 시스템에서는 보관에서 보존, 폐기까지 의 작업이 편리하다.
5. 기계식 선반 파일링
기계식 선반 파일링(mechanized shelves filing)은 자동이므로 기존의 파일링 방식들과 다 르다. 손으로 검색하는 것이 아니라 자동으로 검색한다. 수평적 혹은 수직적 선반제작이 가능하며, 검색을 위한 섹터별 버튼을 설치하게 된다. 기계식 선반 방식은 비기계화된 시 설에 비해 경비가 많이 소요되고, 공간이 많이 필요로 하므로 사전에 신중하게 고려한 후 설치 여부를 결정해야 한다.
파일링 시스템을 도입하는데 있어서 “원 베스트(ONE- BEST)관리”를 추진한다. 원베스트 관리란 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각종 업무를 'One'(하나)로 관리하는 것을 말한다. 예컨대, 1시간, 1장, 1회, 1개 등으로 통일하며, 원베스트 관리를 통해 다음 과 같은 내용을 실현할 수 있다(이가라시 료. 2011).
· 시간 절약(Time Saving)
· 공간 절약(Space Saving)
· 경비 절약(Cost Saving)
· 노동시간 절약
1. 파일링의 소프트웨어 : 파일링에서의 소프트웨어는 “분류”이다. 분류를 하기 위한 골격을 세우는 작업이 ‘문 서분류체계표’ 수립이다.
2. 파일링의 하드웨어 :파일링의 하드웨어는 분류를 쉽게 하고 검색을 빠르게 하기 위해 사용하는 비품과 용품을 말한다. 비품이란2단또는4단파일박스,
캐비넷, 책장, 책상등정보를보관할수있는 집기류를 말한다. 용품이란 정보의 개체들들을 일정한 기준에 묶을 수 있도록 만든 파일류들
인데 홀더, 바인더 등이 있다.
3. 홀더(holder) : 홀더는 원래 접는 사람, 접는 기구라는 뜻인데, 일반적으로 서류를 철하는 기구를 말한다.
4. 조견표 : 홀더에 파일명을 써넣을 수 있도록 돌출된 부분이다.
5. 화스너(fastner) : 홀더에 부착시켜 문서를 편철하기 위한 용구이다.
6. 파일 : 홀더에 문서를 편철해 놓은 것이다.
7. 파일에이드(aide) : 파일을 담아놓은 종이로 만든 박스를 포함하여 책상, 캐비넷 등을 말한다.
8. 보관 : 당해연도에 완결된 문서를 해당부서에서 보존에 들어가기까지 관리하는 것을 말한다.
9. 이관 : 보관문서를 보존서고로 옮기기 위한 절차 및 행위를 말한다.
10. 보존 : 보관기간이 만료된 문서를 보존서고로 옮겨 소정의 기간동안 관리하는 것을 말한다.
11. 보존년한 : 문서를 적정한 기간동안 관리하기 위하여 설정한 연한을 말한다.
12. 폐기 : 보존년한이 경과한 문서를 세단 또는 소각하여 버리는 것을 말한다.
1. 개방형 캐비넷 : 일반적인 문서나 자료중 검색 빈도가 비교적 높은 것을 보관한다.
2. 잠금형 캐비넷 : 보안이 필요한 중요 문서 및 자료를 보관한다.
3. 파일박스 : 소모품, 인쇄물, 공구 등을 보관한다.
4. 슬라이딩 랙 : 사무실 보관문서 중 검색빈도가 비교적 낮은 것을 보관한다.
5. 조립식 서가 : 법적, 제도적 요건에 따라 보존이 요구되나 검색빈도가 낮은 것을 보관한다.