3. 문서 보관·보존하기

■ 학습목표

▲ 문서관리 규정에 따라 이관된 문서는 관리대장에 등록 보관할 수 있다.

▲ 문서관리 규정에 따라 문서를 보존하거나 폐기할 수 있다

■ 학습자료

▲ 학습 PPT

▲ 문제로 정리하기

3-1. 문서 보관

▲ 문서의 보관

1. 보관문서와 보존문서

문서의 보관은 사용중인 문서와 사용이 끝나서 참고자료로 사용을 하기 위해 보관하거나 법정기한까지 보관하는 보존문서가 있다. 보존문서는 회사 즉, 중앙보관소에 보관하여 총 무부에서 관리하고, 부서에서 자주 사용하는 공용문서는 부서보관소에서 보관하고 관리하 며, 업무특성에 따라 개별사용이 필요한 업무문서는 사원 개인이 보관하고 관리한다.

2. 문서의 보관방법

문서의 보관방법은 집중식 관리, 분산식 관리, 절충식 관리 등의 세가지 방법이 있다. 첫 째, 집중식 관리는 기업의 총무부와 같이 문서 전담관리 부서에서 모든 문서를 보관하고 관리하는 방법이다. 분실의 우려가 없으며 어느 부서든지 이용이 가능하다는 장점이 있다. 반면에 이용절차가 복잡하고 시간이 오래 걸리는 것이 단점이다.

둘째, 분산식 관리는 각 부서에서 문서를 직접 관리한다. 장점으로는 부서 내 사람들은 수 시로 쉽게 이용이 가능하다는 점이다. 단점으로는 다른 부서의 이용이 어려우며 문서의 분실 위험이 크다.

셋째, 절충식 관리방법이다. 일정한도의 문서는 각 부서별로 분산 관리하고, 중요문서는 주관 부서에서 집중관리하는 방법인데, 정부나 대기업에서 주로 사용하는 방식이다.

3. 문서의 보관 위치

문서 보관 위치에 따라 중앙보관, 부서보관, 개별보관 등의 방법이 있다. 사용빈도가 낮은

문서는 중앙보관을 하고, 사용빈도가 높은 문서는 부서보관을 하고, 업무특성에 따라 특정 인이 자주 사용하는 문서는 개별보관을 한다.

(1) 중앙보관

사용빈도가 낮은 문서는 중앙보관을 한다. 전자문서의 경우 ‘서버’에 보관하는 것이 사용과 관리에 편리하다. 예컨대 경리장부와 생산일지 등과 같은 전자문서는 서버와 개별보관소에 동시에 보관하면 안전하게 보관할 수 있다.

(2) 부서보관

부서에서 사용하는 공용문서 또는 업무문서를 부서나 부서의 서버에 보관하는 방법이 다. 관리자는 부서장으로 중요문서를 제외하고 공용문서와 업무문서를 부서의 구성원 이자유롭게이용할수있어야한다. 단, 보안유지를위해사용과보관은부서장의허 가를 받은 직원이 한다.

(3) 개별보관

개인이 사용하는 문서를 책상이나 개별서버에 보관하고 관리한다. 경리장부, 생산일지 등으로 매일 업무종료 후 부서보관소 또는 중앙보관소의 서버에 복사본을 보관한다.

4. 종이문서의 보관

종이문서의 보관은 보존문서는 중앙보관소, 공용문서는 부서보관소, 업무문서는 개별보관 이 일반적이다.

5. 전자문서의 보관

전자문서는 보관서버를 운영하는 주체가 “중앙, 부서, 개인”으로 분류하여 보관할 수 있 다. 회사의 규모에 따라 전자문서를 부서에서 보관하는 경우도 있으나, 전자문서의 가장 이상적인 보관방법은 ‘서버’에 보관하는 중앙보관 방법이다.

▲ 문서의 보존

1. 문서의 보존기간

문서의 보존기간은 법률적으로 보존기간이 명시된 문서와, 법적 의무와 관계없이 활용도 에 따라 보존기간이 정해지는 문서로 나눌 수 있다. 보통 사내의 문서관리규정에 따라 보 존기간이 명시된 경우가 대부분이다. 법정문서 보존기간에 해당하는 문서는 당연히 보관 해야 하나, 그 외의 문서는 불필요하게 보존기간이 길게 되어 있거나 활용가치가 없어진 문서의 활용가치를 분석하여 문서의 보존기간을 조정해야 한다.

2. 문서의 보존기간 설정의 원칙

(1) 법률상(상법, 법인세법, 근로기준법 등) 보존연한을 준수한다.

(2) 보존연한은 가능한 최단기간으로 설정한다.

(3) 보존연한의 최종 결정권은 당해 부서장이 담당한다.

(4)보존연한의 대상문서를 구체적으로 지정한다.

(5) 기타 문서는 과거활용빈도를 참고하여 결정한다.

(6) 보존문서중 보존기간이 만료된 문서는 계속 보존여부를 재검토후 페기처분한다.

사무행정-2.문서관리.hwp

3. 보존연한의 종류

(1) 문서의 보존연한은 중요도에 따라 보관한다. (수시, 1년, 3년, 5년, 10년, 영구)

(2) 수시로 폐기하는 기준은 일람후 폐기, 실행 후 폐기를 원칙으로 한다.

(3) 보존연한중 3년, 5년, 10년, 영구보존은 파일단위이고, 기타는 서류 단위로 구분한다.

▲ 문서의 이관

활용가치가 적어진 문서를 보존함이나 문서보존과로 옮기는 작업을 문서의 이관이라고 한다. 통상 문서작성 부서는 매년 초 보관기간이 만료된 문서의 홀더를 발췌하여 보존 캐비넷으로 이관한다. 이관은 활용빈도가 적은 문서들로 인해 사무실 공간이 협소해지는 것을 방지해주 며, 보관함내에 항상 활용가치가 높은 정보나 자료들만을 보관할 수 있게 해줌으로써 활용빈 도가높은문서들을원활하게검색하고이용할수있도록한다. 단, 문서의보관기간중매수 가 많은 일지, 거래명세표 등은 보관상황을 고려하여, 부서장의 판단하에 보관기간 전에 보존 장소에 이관할 수 있다.

3-2. 문서 폐기 및 보안준수

▲ 문서의 폐기

해당부서(팀)에서 보존하고 있는 보존기간 3년 이하의 문서철은 보존 기간이 경과할 때 폐기 여부를 결정한다. 문서보존실에서 보존중인 문서중 영구, 준영구를 제외한 일반 문서는 보존 기간이 경과할 때 보존문서관리대장에 폐기일자를 적색으로 기록하고 부서(팀)장의 결재를 얻 어 폐기할 수 있다. 조직 내부에서 생성된 문서의 사본은 업무처리가 완결되면 폐기한다. 문 서를 폐기할 때에는 실무상 문서세단기를 많이 사용한다. 문서세단기(paper shredder)는 문서 를읽을수없도록작은조각으로부수는장치로문서의내용유출을막을수있다. 문서세 단기는 문서가 들어가는 입구에 문서를 파쇄하는 절단장치가 장착되어 있고, 파쇄된 문서를 모으는 통으로 구성되어 있다.

▲ 보안사항 준수

문서를 수·발신하는 경우에 있어서, 문서의 보안유지와 위조, 변조, 분실 훼손 및 도난 방지 를 위한 주의를 기울여야 한다. 또한 전자문서 결재시 내용이 비밀사항이거나, 비밀사항이 아 니더라도 누설될 경우 국가안전보장, 질서유지, 경제안정, 기타 국익을 해할 우려가 있거나, 회사의 경영상 필요하다고 인정되는 사항은 문서에 ‘암호’표시를 하여 보안을 유지하도록 해야 한다. 특히 비밀번호는 문서보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하도록 한다.