1. 개최 통지서의 목적
개최 통지서를 쓰는 목적은 참가자와 사전에 회의에 대한 정보를 공유하기 위해서다.
2. 개최 통지서 작성
회의 운영 계획이 수립되고 참석 대상자가 확인 되면 회의 개최 통지서를 작성한다. 개최 통지서란 ‘회의의 내용을 사전에 참가자에게 통지하는 것’이다.
3. 개최 통지서의 항목
개최 통지서에는 회의의 목적, 목표, 의제를 반드시 명시한다. 또한, 참가자, 개최일, 개최 시각, 개최 장소 등은 물론 참가자의 준비 사항도 빠뜨려선 안 된다.
(1) What - 회의 주제에 대해 기재한다. 회의 의제는 가능한 한 간결하고 구체적으로 하지만 참석자에게 선입견을 갖게 할 듯한 표현은 피한다.
(2) Why - 회의를 하는 이유
(3) Who - 참석자는 누구인가
(4) When - 몇월 며칠 몇시부터 몇시까지, 그리고 꼭 종료 예정 시간을 기입한다.
(5)Where - 장소, 외부에서 빌린 회의실 등을 사용할 경우에는 약도를 표시한다.