• 문서관리 규정, 업무처리 규정, 문서대장, 조직도, 대외 우편물, 내부 문서, 외부 문서 기기(장비 ・ 공구)
• 컴퓨터, 프린터, 복사기, 스캐너, 팩시밀리 안전 ・ 유의사항
• 문서보안에 유의한다.
1. 기업외부에서 접수한 문서는 문서관리 규정(이하 “규정”)에 의해 취급한다.
(1) 사외문서의 접수는 기업의 총무과에서 총괄하여 대리 접수하거나, 문서 수신부 서에서 직접 접수하고 문서접수대장에 기록한다.
(2) 접수문서는 총무과에서 접수한 문서는 접수인을 하고, 문서등록대장에 접수 번 호와 일시를 기재한다.
(3) 수신부서에서 직접 받은 문서는 수신부서에서 접수대장에 접수일시를 기재하여 이를 총무과로 보낸다.
(4) 총무과의 문서접수자는 접수문서를 수신처에 전달하고, 수신부서장은 문서의 열람자 범위를 정하여 문서를 열람하게 할 수 있다.
(5) 당직 근무자가 접수한 문서는 당직일지에 그 내용을 기재하고 다음날 총무부에 이관한다.
(6) 접수한 문서는 모든 문서의 좌측 하단부 여백에 접수인을 날인하고 접수 번호 를 부여한 후 문서접수대장에 소정의 사항을 기록한다.
(7) 접수일시가 중대한 영향을 미치는 문서에는 도착일시를 반드시 명시하여 배부 한다.
(8) 접수된 문서 중 수신인이나 수신처가 분명치 않은 경우에는 전부 개봉하여 문서와 봉투를 함께 철하여 배포한다.
(9) 친전문서 또는 개봉할 수 없다고 판단되는 문서는 봉투에 접수인을 찍고 각 수 신자에게 직접 배부하거나, 상사에게 문의하여 처리한다.
1. 기업에서 문서의 발신 또는 발송(이하 “발송”)은 문서의 생산부서에서 발송하거나, 총무과에서 일괄하여 발송하다.
2. 발송처는 문서발송대장에 반드시 기록한후 발송하여야 한다.
(1) 총무과 발송
가) 문서의 발송은 문서 생산부서에서 문서를 봉투에 투입한후 봉함하지 않은 상 태에서 총무과에 발송을 의뢰하여야 한다.
나) 총무과 발송담당자는 문서를 확인하고 봉함한 후 문서발송대장에 수신자와 발 신자, 발송일 등을 기록하고 발송한다.
(2) 문서 생산부서에서 직접 발송
문서를 작성부서에서 발송할 경우 작성자는 발송 부서장의 결재를 받아 발송문서 를 부서 또는 총무과 발송대장에 기록하고 발송한다.
1. 접수된 문서에 지정된 수신인의 성명이 기재되어 있을 경우 등록된 문서를 전달한다.
2. 수신인이 명기되어 있지 않거나, 불확실한 경우에는 기업의 조직도를 참고하거나 상사에게 문의하여 해당 수신인을 확인한 후 문서를 전달한다.
1. 전자문서는 처리과별로 기록물등록대장에 생산문서, 접수문서를 통합하여 등록번호를 부여하고 관리한다
2. 문서 서식상 등록번호는 처리과명+등록 연번으로 표기하고, 등록번호는 처리과 기 관코드와 연별 등록일련번호로 구성된다.
(1) 전자문서 시스템의 초기 화면 상단의 ‘문서함’ 메뉴를 클릭한다. (2) 문서 Cabinet 화면 왼쪽 상단의 ‘기록물 등록대장’을 클릭한다.