1. 문서 등록과 전달하기
1-1. 문서 수·발신 확인과 구별
■ 학습목표
▲ 문서관리 규정에 따라 지정된 장소에서 문서의 수/발신자를 확인 할 수 있다.
▲ 수/발신 문서 중 구별이 모호한 경우에는 상사에게 문의할 수 있다.
■ 필요지식
▲ 문서의 구분
1. 작성 주체에 의한 구분
문서는 작성 목적이나 주체에 따라 공문서와 사문서로 분류할 수 있다.
(1) 공문서
공문서는 공적인 목적을 위해서 공무원이 직무상 권한 내에서 작성한 문서 또는 접수 한 문서를 말한다. 사무관리규정 제3조에서는
“공문서라 함은 행정 기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서나 행정 기관에서 접수한 모 든 문서를 말한다”고
정의하고 있다. 공문서에서는 종이 문서 이외에도 도면·사진· 디스크·테이프·도표·필름과 슬라이드와 전자 문서 등의 특수 매체 기록이 포함된다.
(2) 사문서
사문서라 함은 개인이 사적인 목적으로 작성된 문서를 말한다. 법률상의 사문서는 공 문서 외의 문서로서 공무원이 아닌 개인이 작성한 모든 문서를
의미한다. 그러나 행정 상의 사문서는 공무원이 아닌 개인이 작성하였더라도 그것이 행정 기관에 접수되면 공문서가 된다.
2. 유통 대상에 의한 구분
(1) 사내 문서
사내 문서는 기업 내부에서 유통되는 문서이며, 조직 내부에서 지시, 명령, 보고, 협조 등을 위하여 발생시키는 문서를 의미한다.
대내 문서는 업무에 의한 지시나 명령 또는 부서 간의 업무 협조를 위하여 시행되는 문서가 대부분이다. 일반적으로 협조 문서, 통보문서,
품의 문서, 업무 보고서, 회의록, 기록서, 보고 서류, 청원서, 특정부분에 작성되는 사내 장표, 규칙, 규정, 그밖의 경영자료 등의 문서를 말한다.
(2) 사외 문서
사외 문서는 기업 외부로 유통되는 문서이며, 회사의 의사를 사외에 전하는 역할을 하 는 문서를 말한다.
예를 들면 견적서, 조회서, 의뢰서, 송장 등의 거래에 관한 문서가 있으며, 연하장이나 안내장 같은 경조사에 관한 문서 등이 있다.
3. 문서의 형태에 의한 구분
(1) 장표
장표(章表)는 일정한 양식에 인쇄하여 필요한 사항을 쉽게 기입할 수 있도록 만들어진 사무문서를말한다.
즉, 변화하지않는사항을미리인쇄해두고변화하는사항을필 요에따라여백에기입할수있도록되어있다. 주로정형적인업무에많이쓰인다.
예컨대 전표, 장부 등이 있다. 최근 국내 기업에서는 프레젠테이션 자료에서 한 장(slide, 슬라이드)을 장표라고 부르기도 한다.
(2) 일반문서
일반문서는 장표처럼 양식이 일정하지 않은 사무 문서이다. 주로 기업 내외의 연락에 사용되며, 일반적으로 비정형 업무에 이용되기 때문에
문서형식에 제한 없이 자유롭게 작성할 수 있는 것이 특징이다. 예컨대 보고서, 제안서, 기획서 등이 있다.
(3) 특수문서
장표나 일반 문서에 속하지 않는 문서로 기업의 정관, 규칙, 회의록 등을 특수문서라 고 한다.
4. 사무절차에 의한 구분
(1) 접수문서
접수문서는 외부 기관으로부터 당해 기관이나 부서에 접수된 문서를 말한다.
(2) 배부문서
배부문서는 문서 담당 부서에서 직접 접수된 문서를 해당 처리 담당 부서로 배부한 문서를 말한다.
(3) 공람문서
공람문서는 담당 처리 부서에서 접수, 배부받은 문서를 담당자로부터 결재권자까지 결재를 받은 후에
그 문서 내용과 관련이 있는 구성원들에게 문서 내용을 알리는 의미 에서 회람시키는 문서를 말한다.
(4) 기안문서
기안문서는 접수, 배부 받은 문서의 처리 또는 자체적으로 어떤 의사를 결정하기 위해 서 일정한 내용을 작성한 문서를 말한다.
(5) 결재문서
결재문서는 기안문서에 그 내용에 대하여 권한 있는 결재권자의 결재를 받은 문서를 말한다.
(6) 미결문서
미결문서는 기안문서 중 보조 기관의 검토를 거쳤으나 아직 결재권자의 결재가 남아 있는 상태이거나 기안문서에 대한 내용의 확인 과정,
협의 미비 등으로 인하여 결재가 유보된 문서를 말한다.
(7) 시행문서
시행문서란 결재가 이루어진 문서에 대하여 그 의사를 표시하기 위하여 시행하는 문 서를 말한다.
(8) 완결문서
완결문서란 어떤 사안이 발생하여 그 사안을 해결하기 위하여 이미 정하여진 여러 절 차를 거쳐 종결된 한 건의 문서를 말한다.
(9) 보존문서
보존문서란 완결된 문서를 관계 규정에 정하여진 문서 보존 기간 동안 관리하고 있는 문서를 말한다.
5. 원본 여부에 의한 구분
(1) 원본
원본은 작성자가 일정한 내용을 표시하기 위하여 최초로 작업한 문서를 말한다. 원본 에는
일반적으로 작성자의 서명 또는 날인이 있으며 하나인 경우가 보통이다.
(2) 정본
정본은 원본의 전부를 복사하고, 정본임을 인증한 문서를 말한다. 원본에 대신하여 그 와 동일한 효력을 갖는다.
정본에는 반드시 작성자가 정본이라는 표시를 하여야 한다.
(3) 사본
사본은보관또는보관중인원본의문서를복사, 복제한문서를말한다. 원본과같음 을 증명하기 위하여
복사물이나 복제물의 여백에 ‘원본대조필’이라고 표시하여야 한다.
▲ 문서관리 규정
문서관리 규정(또는 문서규정)이란 기업에서 문서를 취급하거나 관리할 때 필요한 사항을 규정하여 명시한 문서를 말한다. 보통 기업의 사규 내에 문서관리 규정이나 문서관리 지침이 있다. 일반적으로 문서관리 규정에는 문서의 작성, 결재, 문서의 접수 및 배부, 문서의 발송, 문서의 보관 및 폐기 등의 내용이 포함되어 있다.
▲ 업무처리 규정
업무처리 규정이란 기업에서 업무에 필요한 절차와 사항을 규정해 놓은 것을 말한다. 반복적으로 처리해야 하는 업무의 정확하고 원활한 수행을 위해 업무처리 절차와 세부 사항 을 포함하고 있다.
▲ 업무처리 규정
업무처리 규정이란 기업에서 업무에 필요한 절차와 사항을 규정해 놓은 것을 말한다. 반복적으로 처리해야 하는 업무의 정확하고 원활한 수행을 위해 업무처리 절차와 세부 사항 을 포함하고 있다.
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