1-2.회의 참석 대상자 선정 및 장소 예약
2. 회의 참석 대상자 선정 및 장소 예약
■ 학습목표
▲ 회의 시작 전에 회의 참석 대상자를 적절하게 선정할 수 있다.
▲ 회의 목적에 적합한 장소를 예약할 수 있다.
■ 필요지식
▲ 참석 대상자의 선정
1. 참석 대상자의 선정 방법
회의에 참가할 참석자를 선정하는 것은 매우 중요한 일이다. 처음부터 끝까지 한 마디도 하지 않고 회의가 끝난 뒤 뒤에서만 말하는 사람이 있어서는 회의 그 자체에 공백이 커진다. 짧은 시간에 효율적으로 내용 있는 회의를 하기 위해 회의에 참석해야 할 대상자를 선정 하는 것은 신중하게 생각해 보아야 하는 문제이다.(주영석, 2006)
(1) 커리어가 있는 사람
회의의 주제에 대해 풍부한 경험이 있는 사람이 바람직하다. 실전적 지식이나 능력은 하루 아침에 이루어지는 것이 아니며 이 커리어에 뒷받침된 의견은 단순한 지식의 약 점을 보완해 준다.
(2) 자신의 생각을 가지고 있는 사람
사람에 따라 자신의 생각을 나타내지 않고 다른 사람의 의견에 잘 편승하는 타입의 사람이 있다. 확실하게 자신의 주관을 가지고 있는 사람의 선정이 우선되어야 할 것이다.
(3) 의견을 발표할 수 있는 사람
자신의 생각을 가지고 있는 것도 중요하지만 막상 때가 되면 자신의 의견을 말할 수 없어서는 곤란하다. 아무리 생각이 훌륭 하더라도 그것을 표현할 때 비로소 주위 사람 들도 이해한다.
따라서 확실하게 자신의 생각을 정리하여 발표할 수 있는 조건이 전제가 된다. 활발한 의견 개진이 있는 회의는 결과도 의도한 대로 나타나기 마련이다.
(4) 문제 의식을 가지고 있는 사람
어떤 주제에 대해서 문제 의식을 가지고 있는 사람과 그렇지 않은 사람은 회의 결과 에많은차이를보인다. 문제의식을 가지고 있음으로써 그주제에 대한 여러가지 의견이 생기고, 그 의견이 시행착오의 과정을 거침 으로 써 내용이 충실해 진다.
▲ 회의 장소 예약
1. 회의실 배치 형태
(1) 정사각형
정사각형 배치에서는 사회자가 참석자 모두의 얼굴을 볼 수 있다. 참석자들 간에도 상호 얼굴을 마주 대할수 있기 때문에 활발한 의견교환을 기대 할 수있다. ‘문제 해결형 회의’나 ‘기획 입안형 회의’를 비롯하여 몇 개 그룹으로 나뉘어 논의할 때에 도 좋다. 단, 탁자의 폭이 너무 넓으면 의사소통이 어려워지기 때문에 주의해야 한다.
(2) (세로로 긴) 직사각형
정사각형을 세로로 길게 늘린 모양이다. 이 또한 사회자가 참석자 모두의 얼굴을 볼 수 있기 때문에 회의를 진행하기 쉽다. 단, 세로의길이가 너무 길면 사회자와 참석자 간의 거리가 벌어져서 의사소통이 어려워진다. 타원형도 기본적으로는 이와 같다고 생각해야 한다.
(3) (가로로 긴) 직사각형
화이트보드나 스크린의 위치에 따라 이와같은 배치를 해야 할 경우도 있다. 양측구 성원의 모습이 사회자의 시야에서 벗어나 버리기 때문에 유의해야 한다.
(4) 학교형
학교 수업 형태같은 배치이다. 특정한 사람이 참석자 모두를 향해 설명 해야하는 회의, 즉 ‘정보 전달형 회의’등에 적당하다. 그러나 아무래도 일방적인 전달이 되기 쉽고, 의견을 발표하기 부담스러운 형태이다.
(5) 원형
참석자 모두가 대등한 위치에서 마주 보기 때문에 ‘문제 해결형 회의’나 ‘기획 입안형 회의’등의 자유 토론에 적당하다. 사회자의 존재를 명확히 하기 위해서 사회자 양쪽 자리는 비워두면 좋다. 이 또한 지나치게 넓은 원탁은 부적당하다.
(6) ᄃ자형(A)
정사각형이나 직사각형과 비슷한 배치이다. 사회자가 참석자 모두의 얼굴을 볼 수 있다. 양쪽에는 서기나 발표 예정자, 보고 예정자 등을 앉힌다. 상대의 얼굴이 보이기 때 문에 ‘조정형 회의’에 적당하다.
(7) ᄃ자형(B)
이 배치에서 중간에 앉는 사람은 사회자 뿐이다. 구부러진 부분에도 참석자가 앉기 때 문에 상대의 얼굴을 보기가 어렵다. 인원수에 비해 회의실이 좁은 경우에 사용한다.
2. 회의장 예약 시 고려 사항
(1) 회의 참석자의 인원수
- 10인 미만: 의견을 발언할 기회가 많고, 참석자의 의견을 청취하기 쉬운 정사각형, ᄃ자형, 원형 등의 형태가 많이 활용된다.
- 10인 ~ 20인: 회의의 형태에 따라 정사각형, 직사학형, ᄃ자형이 많이 활용된다.
- 20인 이상: 학교형의 배치가 많이 활용되며, 회의장의 크기가 클 경우 정사각형, 직
사각형의 모양을 여러 테이블로 만들어 활용하기도 한다.
(2) 회의 참석자의 접근 용이성
- 다수 참석자가 평소 인지하고 있거나 이동 거리가 가까운 곳으로 정한다.
- 회의 참석자의 원거리 이동 시 자가 이용 및 대중교통 이용이 용이한지 고려한다.
(3) 회의 진행을 위한 환경
- 컴퓨터, 프린터, 복사기, 빔 프로젝터 등 회의 진행의 보조 도구를 사전에 파악한다. - 회의장 내 조명, 책상, 의자 등의 내부 환경을 고려한다.
- 회의 진행에 영향을 미칠 수 있는 외부 소음 등을 고려한다.
(4) 진행자의 요청 사항 반영
- 회의를 진행하는 진행자가 사전에 요청한 회의장 내 준비물을 설치할 환경이 가능 한지, 멀티미디어 시설을 활용할 수 있는지 사전에 체크한다.
3. 참석 대상자에게 참석 여부 확인
참석 대상자를 1차적으로 선정 하였으면 회의 안내문을 발송한다.
(1) 안내문 발송 대상자 확인
참석 대상자가 확정되면 결재를 득하고, 안내문을 작성한다.
(2) 회의 개최 안내문 발송
회의목적, 내용등 계획이 세워지면 회의에 참가할 대상자에게 보낼 안내문 및 참가 신청서 양식을 발송하여 회의 참석 여부를 파악한다.