데이터 활용

■ 학습목표

▲ 수집하고 저장된 데이터를 해당 부서(팀)에 제공할 수 있다.

▲ 분석된 데이터를 해당 부서(팀)에 제공할 수 있다.

▲ 분석된 데이터를 담당 업무에 활용할 수 있다.

■ 필요지식

▲ 데이터의 활용

1. 데이터 활용의 의미

데이터를 수집·관리하였다고 하여 모두 유용하게 활용되지는 않는다. 데이터의 활용은 데이터를 수집한 것을 그대로 활용하기도 하지만, 일정한 형태(비즈니스 문서 형태 등)로 표현하여 다양하게 활용하는 경우가 많다.

2. 데이터 활용의 형태

• 수집한 데이터를 그대로 활용한다.

• 수집한 데이터를 일정한 형태로 표현하여 활용한다.

• 수집한 데이터를 정리·분석·가공하여 활용한다.

• 수집한 데이터를 정리·분석·가공하여 일정한 형태로 표현하여 활용한다.

• 생산된 데이터를 일정한 형태로 재표현하여 활용한다.

• 일정한 형태로 표현한 데이터나 한 번 이용한 데이터를 보존·정리하여 활용한다. 데이터는 크게 동적인 데이터와 정적인 데이터로 구분할 수 있다. 동적인 데이터는 시시 각각으로 변화하는 데이터를 의미한다. 반대로, 보존되어 멈추어 있는 데이터를 정적인 데 이터(저장 데이터)라고 한다. TV, 신문 등에서 제공되는 뉴스의 경우 상황에 따라 수시로 변하기 때문에 동적인 데이터로 볼 수 있다. 반면에, 책, 잡지 등에서 제공하는 데이터는 정적인 데이터로 볼 수 있다. CD-ROM이나 비디오테이프 등에 수록된 영상 데이터도 일정한 형태로 보존된 상태로 동일한 상태로 언제나 재생할 수 있기 때문에 정적인 데이터 로 볼 수 있다.

• 수집하고 저장된 데이터를 해당 부서(팀)에 제공할 수 있다.

• 분석된 데이터를 해당 부서(팀)에 제공할 수 있다.

• 분석된 데이터를 담당 업무에 활용할 수 있다.

3. 데이터 활용의 예

• 웹 사이트 검색 통계나 소셜미디어 분석 데이터를 시장 상황 예측에 활용

• 공공 데이터 또는 외부 데이터를 내부 데이터와 결합하여 경영상 기획에 활용

• 소비자 행동 패턴 분석을 이용한 마케팅 전략 수립에 활용

• 소비자 불만 감소 및 리스크 관리 등에 활용

데이터 활용의 예에서 나타난 것처럼 데이터 수집과 분석을 통한 데이터 활용은 다양하게 전개되고 있다. 이러한 데이터의 활용은 분석된 결과물을 그대로 활용하기보다는 데이터 를 활용한 비즈니스 문서를 작성하여 2차적으로 업무 담당자에 의해 재가공되어 활용되는 경우가 많다. 따라서 수집되고 분석된 데이터를 바탕으로 비즈니스 문서를 효과적으로 작 성하여 업무 담당자에게 인계함으로써 데이터의 활용성을 높여야 할 것이다.

▲ 데이터를 활용한 비즈니스 문서 작성

1. 데이터를 활용한 비즈니스 문서의 이해

문서란 다양한 테이터를 바탕으로 문자나 숫자 또는 기호 등으로 표현한 것을 말하며, 기 업 및 기관에서는 업무상 작성되는 모든 서류를 말한다. 데이터를 바탕으로 작성한 문서 의종류로는제안서, 보고서, 기획서, 편지, 메모, 공지사항등이있는데이런것들을비 즈니스 문서라 한다. 보고서는 일반적으로 데이터 보고, 기획 보고, 경과 보고, 결과 보고 등으로 구분할 수 있다. 그러나 실제 비즈니스 문서는 보고서뿐만 아니라, 품의서, 요청서, 공문, 업무 연락 등 공식적인 문서 이외에도 e-mail, 메모, 기관 홈페이지에 올리는 공지 글 등을 포함한다. 조직에서 업무는 문서로 시작하여 문서로 끝난다는 말처럼, 조직에서 쓰는 모든 문서를 비즈니스 문서로 볼 수 있다.

2. 비즈니스 문서를 통한 업무 처리 과정

조직 내에서 업무가 처리되는 과정은 대부분 문서를 통하여 의사소통이 일어나는 과정과 유사하다. 일반적인 업무 처리 과정은 먼저 업무를 지시 받고(수명), 업무 실행을 위해 준 비하며(계획), 준비한 대로 업무를 추진하고(실행), 실행한 업무가 당초의 계획대로 이상 없이 진행되고 있는지 확인하며(점검), 업무의 처리 결과를 보고하는 단계로 진행된다. 사 회에서의 직장 생활을 처음 하는 신입 사원들은 각각의 업무 처리 단계에서 어떤 문서가 활용되는지를 잘 파악하여, 업무와 관련된 적합한 문서를 작성하기 위한 방법을 익혀두는 것이 중요하다.

(1) 지시 사항의 수령 및 추진 계획의 수립

직장 내 상사로부터 내가 처리해야 할 업무를 받는 활동을 수명(受命)이라 한다. 이 단 계에서는 상사가 지시하는 업무 처리 내용이 무엇인지 정확하게 인지하는 것이 중요하다. 그리고, 이때 주로 사용되는 비즈니스 문서는 메모이다. 상사로부터 업무를 수명 하게 된 후에는 주어진 업무를 합리적으로 추진하기 위하여 업무 추진 계획을 수립해 야한다. 이때주로사용되는문서가업무실행계획서이다. 업무실행계획서는다음 과 같은 사항들을 준수하여 작성하는 것이 좋다.

(가) 업무의 지시 및 명령을 받으면 해당 업무 목적을 확인한다.

(나) 해당 업무의 현상과 문제점 등을 명확히 파악한다.

(다) 필요하다고 생각되는 준비와 데이터를 수집한다.

(라) 준비 및 데이터 수집한 것을 토대로 업무 계획을 세운다.

(마) 업무 계획 수립 시에 5W(Who, What, Where, When, Why), 2H(How, How much) 를 꼼꼼하게 검토하여 점검하는 데 활용한다.

(2) 업무 실행과 점검

업무 추진 계획서가 작성되면 일차적으로 업무를 지시한 상사 또는 선배 사원에게 추 진 계획이 적절하게 수립되었는지를 확인받는 것이 좋다. 그 다음에는 업무 계획에 따 라 정확하게 업무를 추진해야 한다. 업무가 계획한 대로 이상없이 추진되고 있는지를 확인하기 위해 중간에 업무 추진 사항에 대한 점검을 실시하며, 상황에 따라서는 업무 가추진되고있는과정에도상사에게보고를할필요가있다. 중간점검을통하여당 초에 계획한 부분과 추진된 결과물의 차이를 확인해야 하며, 이를 위해서는 기본적으 로 업무 추진 정도에 따른 점검 기록도 작성할 필요가 있다.

(3) 결과 보고

업무 추진 계획 수립에 따라 시행된 업무를 완료한 경우에는 그 결과를 업무 지시자 에게보고하는것이필요하다. 계획한업무의추진결과보고는작은업무상황의경 우에는 구두 보고나 e-mail을 통해도 무방하지만, 사안에 따라서는 결과 보고서라는 문서를 활용하는 것이 좋다. 다음과 같은 사항을 유의하여 결과를 보고하면 체계적인 보고가 이루어질 수 있다.

(가) 업무 종료 시에는 즉시 업무 지시자에게 보고한다.

(나) 보고 받는 자가 알기 쉽도록 결론, 원인, 과정의 순서로 보고한다.

(다) 사실의 왜곡없이 정확하게 보고하며, 필요하다면 문서로 보고 내용을 보존한다. (라) 업무가 당초의 계획대로 추진되지 않은 경우일수록 신속하게 보고한다.

3. 주요 비즈니스 문서 유형과 작성법

조직의 구성원들은 직장 생활에 있어서 여러 종류의 문서를 수없이 많이 접하게 되는데, 각각의 문서는 용도에 따라 그 종류도 매우 다양하다. 따라서 각 문서들의 성격과 그러한 문서들이 사용되는 목적을 정확하게 알고 있어야 하며, 각 문서들의 작성법과 준수해야 할 사항들도 숙지해 두어야 한다. 문서별로 정해진 서식은 각 기관 및 기업별로 쓰이는 고유의 양식이 있기 때문에 그 작성 방법에 따라 작성하면 되나, 특정한 양식이 결정되어 있지 않다면 일상적으로 많이 쓰이는 양식에 따라 작성하면 된다. 일반적으로 기업에서 많이 쓰이는 문서로는 품의서, 보고서, 업무 연락과 기타 문서 등이 있다.

(1) 품의서

품의서란 업무를 수행하기 위하여 업무 처리 방법을 결정하여, 문서로 작성하고, 집행 하기 전에 그 결정에 대해 상사의 의견을 받아 문서상 결재를 얻기 위한 서류이다.

(가) 기획을 위한 품의서

기획 품의서(기획서)란 하나의 업무에 대해 적극적으로 아이디어를 내고 기획하여 업무를 문서 형태로 만들어, 상대방에게 기획의 내용을 전달하고 기획을 시행하도 록 설득하는 문서이다. 따라서 기획 품의서는 업무를 제안하고 시작하기 전에 상사 혹은 경영진으로부터 허가를 받기 위한 목적으로 활용된다. 기획을 위한 품의서는 추진배경, 추진목적, 추진방침, 세부추진내용, 기대효과, 예상되는소요비용 등으로 구성되어 있다. 추진 배경은 해당 업무를 수행하게 된 상황에 대하여 기술 하는 것이고, 추진 목적은 해당 업무를 통해서 얻고자 하는 것이 무엇인가를 결정 하는 것이다. 세부 추진 내용은 목적 달성을 위한 구체적인 해결 방안들을 업무별, 시기별 등으로 작성한다. 일반적으로 다음과 같은 사항을 유의하여 작성한다.

기업에서 품의서는 최종 결재권자의 결재를 득해야만 실행될 수 있는 문서이다. 따 라서 결재의 개념을 이해하는 것이 중요하다. 결재란 해당 기관에서 정해진 규정에 의하여 소관 사항에 대한 기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자(부서장 등)가 직접 그 의사를 결정하는 것을 말한다.

한편, 기획을 위한 품의서를 작성할 때는 사전에 산출된 예산과 추진 계획에 소용 되는예상소요비용에대한고려가있어야하며, 업무추진에있어서필요한개략 적인 예산을 산출하여 기입한다.

(나) 구매 품의서

구매 품의서란 필요한 물품을 구매하는 부서에서 해당 물품의 품명, 규격, 수량, 단 가, 금액 등을 작성하여 상급자에게 결재를 구하는 문서이다. 관공서나 회사 등에 서의모든지출행위는물품구매와관련되사항에모두공문으로남아야한다. 따 라서 구매 품의서를 통해 구매 내역과 적요를 기록하여 물품 구매에 대한 결재를 받도록 한다.

구매 품의서는 구매가 필요한 사항을 품의하는 것이므로 언제, 어디서, 무엇을, 어 떻게 사용하는지에 대한 내용을 쉽게 알아볼 수 있도록 간결하고 명료하게 작성하 도록 한다.

구매 품의서는 기관 및 기업의 비용과 직접적으로 관련이 있기 때문에 작성이 잘못 되거나, 오류가 발생하게 되면 금전적인 손실이 발생할 수 있다. 따라서 구매 품의 서를 작성할 때에는 누락된 내용이 없는지, 특히 금액 부분에서 오탈자가 없는지 확 인하고 결재를 받아야 한다.

(2) 보고서

보고서란 특정 업무에 관한 현재의 상황, 진행사항, 연구 및 검토결과 등을 보고할 때 작성하는 문서이다.

(가) 일반적인 보고서

보고서작성은추진업무의결과를바탕으로업무추진목표, 관련데이터수집및 분석, 세부추진내용, 후속조치등을모두포함하여작성한다. 보고서작성의과 정으로는 첫째, 보고의 목표 설정 및 구상 단계이다. 이는 보고를 통해 달성하고자 하는 목표가 무엇인지 분명히 하고, 어떤 주제로 언제 누구에게 보고할 것인가를 정한다. 둘째, 데이터 수집 및 분석이다. 여기에서는 필요한 데이터를 구하는 방법 과 해당 데이터를 분석해서 보고서에 담도록 한다. 이때 개인적인 생각이나 잘못된 데이터를 담아서는 안 되며, 획득한 데이터에 대한 사실 여부를 확인해야 한다. 셋 째, 보고서의 작성이다. 보고서를 작성할 때에는 개략적으로 초안을 작성하고, 수정 과보완과정을거쳐최종확인을한다. 최종확인은보고받는자를중심으로작 성되었는지를 검토한다. 넷째, 보고 및 후속 조치를 취한다.

(나) 업무 일지

업무일지는업무진행기간, 업무종류, 업무목적에따라그진행상황을기록하 여 작성하는 문서이다. 업무 일지는 일정한 형식에 따라 진행하고 있는 업무에 관 하여 정리를 함으로써 효율적인 업무 진행을 가능하게 해 주는 문서이다.

업무 일지를 상호 공유하는 것은 부서원들이 서로의 업무에 대해 업무 진행 상황 을 파악하도록 하여 전반적인 업무 효율을 높일 수 있다는 점에서 긍정적 효과가 있다. 또한기관및기업의입장에서는업무담당자의근무상황정도를파악할수 있는 근거 데이터로 활용할 수 있을 뿐만 아니라, 업무의 충실도를 스스로 돌아보 게 되고 나아가 주요 진행 상황에 대한 근거를 남김으로써 업무상 하자가 발생하 지 않도록 하는 등의 효과가 있다.

업무 일지를 작성할 때에는 해당 업무에 대한 계획과 목표를 점검하여, 업무를 수 행하는 데 있어서 다른 업무 담당자와의 업무 조율과 시간 관리가 이루어질 수 있 도록 해야 한다.

업무 일지에는 일반적으로 업무 요약(핵심 사항), 업무 계획(기간별, 업무별), 업무 진행(진행 상황), 업무 검토(문제점 등), 업무 협조(개인, 팀, 업체 등), 목표 설정(단 기, 장기, 개인, 팀 등), 업무 성과(수치화) 등의 사항이 포함된다.

업무 일지는 업무 일지를 보고받는 상사가 작성자의 뜻을 충분히 이해할 수 있도 록 기재하는 것이 중요하다. 효과적인 업무 일지를 작성하기 위해서는 문장의 형태 를 각 업무별로 일목요연하게 구성하여 핵심 사항을 정확하게 전달할 필요가 있다.

(3) 비즈니스 e-mail 및 메모

업무 연락은 일종의 공문으로서 업무와 관련된 사람들과 데이터를 공유할 목적으로 작성하는 문서이다. 최근에는 e-mail을 활용하여 업무 연락을 취하기도 하며, 메모를 활용하여 업무 지시서 또는 작업 지시서를 작성하기도 한다.

(가) 비즈니스 e-mail

비즈니스 e-mail은 고객, 직장 동료나 단체에 인터넷을 통하여 전자로 편지를 쓰는 것이다. 이는 직장 업무 연락, 개인적인 연락, 직접 대면하기 어려운 고객에의 연락 등을 위해 사용되었다. 그러나, 최근에는 제안서나 보고서 등 공식적인 문서를 전 달하는데도사용되고, 기업간또는기업과개인간의계약서로인정될정도로그 중요성이 더욱 커지고 있는 실정이다.

(나) 비즈니스 메모

비즈니스 메모는 업무 추진에 있어서 수시로 발생하는 중요하거나 필요한 내용을 메모 형식으로 작성하여 전달하는 글이다. 이러한 비즈니스 메모에는 전화 메모, 회의 메모(회의록), 업무 메모 등이 있다.