• 문서관리 규정, 업무처리 규정, 문서대장, 조직도, 대외 우편물, 내부 문서, 외부 문서 기기(장비 ・ 공구)
• 컴퓨터, 프린터, 복사기, 스캐너, 팩시밀리 안전 ・ 유의사항
• 문서보안에 유의한다.
1. 문서는 처리부서에서 수령한다.
(1) 외부로부터 수령하는 문서는 기업에서 정한 문서관리 규정에 따라 취급하는 것 을 원칙으로 한다.
(2) 기업에서 외부 문서의 수령은 총무과에서 총괄해서 수령하거나, 수신 부서에서 직접 수령한다.
수행 tip
• 외부로부터 받은 문서는 문서 수·발신관리대장에 기록하고 배포하는 것이 일반적이다.
2. 문서의 수신자와 발신자가 누구인지 확인한다.
(1) 외부에서 접수한 문서의 봉투에 기재된 정보를 읽고 문서의 수신자와 발신자를 확인한다.
(주)서초기업
서울시 서초구 서초동 00길0
김철수 과장
(주)서울물산
서울시 강남구 역삼동 00길0
국내영업부 김영희 부장
(2) 문서의 봉투 겉봉의 좌측 상단은 발신인의 정보가 기재되어 있다.
(가) 문서를 보낸 회사는 ‘(주)서초기업’ 이다.
(나) ‘(주)서초기업’의 주소는 ‘서울시 서초구 서초동 00길 0’이다.
(다) 문서를 보낸 발신인의 성명은 ‘김철수 과장’임을 알 수 있다.
(3) 문서의 봉투 겉봉의 우측 하단은 수신인의 정보가 기재되어 있다.
(가) 문서를 받는 회사의 이름과 주소가 올바로 적혀 있는지 확인한다.
(나) 회사의 조직도를 보고 ‘국내영업부 김영희 부장’의 근무 여부를 확인한다.
(다) 수신된 문서를 부서에 전달할 수 있도록 같은 부서별로 묶어서 분류한다.
1. [1]의 분류방법을 통해서도 구별을 하기 어려운 상황이 발생할 수 있다.
(1) 수신인이 퇴직이나 부재로 누구에게 전달해야 할지 알 수 없는 경우 (2) 여러 부서와 관련된 문서로 어느 부서에서 담당하는지 알 수 없는 경우
2. 1번과 같은 상황이 발생하여 구별이 모호한 경우에는 상사에게 문의한다.
3. 상사로부터 피드백을 받은 후, 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서로 문서 가 전달될 수 있도록 분류한다.
수행 tip
• 문서는 즉시 처리하여, 당일에 처리하는 것이 바람 직하며, 장시간이 필요한 경우에는 상급자에게 문 의하여 처리하도록 한다.