3.문서 작성 자료 조사하기

3-1 자료 조사

1. 피라미드 분류

아래의 물품 목록을 읽고 슈퍼마켓의 진열대 위치에 따라 분류해 보면 피라미드 분류 방법을 쉽게 이해할 수 있다.

예) 양파, 조기, 소고기, 마늘, 돼지고기, 고등어, 닭고기, 당근, 감자

기억하는 과정을 그림을 그려보면, 아홉 개의 항목을 논리적으로 분류하여 세 개의 피라미드를 만들 수 있다(바바라민토, 2004).

2. MECE 분류

MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)는 상호배타적이고, 전체집합적인 사고를 말하는데, 중복되는 부분이 없으면서 누락 없이 전체를 나타내는 것을

뜻한다.(바바라민토, 2004). 자료에 대한 분류 방법으로, 중복되거나 누락되지 않게 그룹핑 하는 자료 분류 방법을 의미한다.

3. 마인드 맵 분류

마인드 맵은 중심 이미지에서 파생되는 생각을 방사형으로 기록해나가는 것으로, 생각을 정리하고 아이디어를 창출할 수 있는 방법 중 하나이다(토니부잔, 2010).

(1) 주제를 표현하는 상징이나 그림을 종이 가운데에 그린다.

주제를 상징이나 그림으로 이미지화하는 것은 주제와 관련된 생각들을 창의적으로 연상하도록 돕는 기능을 한다.

(2) 중심 이미지에서 가지를 연결하여 주요 단어를 쓴다.

주요 단어는 회상과 독창적인 연상을 잘하도록 하는 정보를 준다.

(3) 방사사고의 확장을 통해 연상 단어를 지속적으로 적어 나간다.

중심 이미지와 주요 단어를 중심으로, 나뭇가지에 또 다른 나뭇가지를 그리는 방식으로 주요 단어와 관련된 연상 단어를 계속적으로 확장해 나가며 기록한다.

(4) 주요 어휘를 진하게 쓰고 강조를 위해 다양한 색과 그림을 이용한다.

텍스트만 있는 것이 아니라, 다양한 색깔과 그림으로 표현함으로써 우리의 뇌를 더욱자극 시켜 새로운 아이디어를 창출하는 데 기여한다.

1. 업무 소프트웨어 사용법

많은 스프레드시트를 연결하고 통합하여 다양한 도형과 차트 등을 활용한 설명 자료를 작성할 수 있다.

예) 엑셀 정렬 및 필터

2. 컴퓨터 시스템 활용

컴퓨터 시스템을 활용하여 보다 쉽게 프리젠테이션 자료 준비 작업을 할 수 있다. 컴퓨터 시스템을 활용하여 자료를 정리할 때에는 다음 사항을 유의해야 한다.

(1) 다른 기기와의 호환성을 고려해야 한다.

(2) 동일 컴퓨터 시스템이라 하더라도 버전에 따라 다를 수 있는 부분도 고려해서 사용해야 한다. 공공기관 및 민간기업에서 사용하는 시스템 버전이 다를 수 있어서

미리 확인하고 공유하는 것이 필요하다.

(3) 해당 프로그램 외에 관련된 소프트웨어가 설치되어 있어야 활용이 용이하다.

(4) 작성된 자료의 글꼴이 있어야 형태를 원본 그대로 볼 수 있기에 글꼴을 포함하여 저장하거나 관련 글꼴을 같이 발송하는 것도 필요하다.

(5) 계속적으로 업데이트를 해야 하는 문서라면 그림, 도표 같은 경우 수정이 용이할 수 있는 형태로 만드는 것이 유용하다.

(6) 검색어를 통해 자료의 내용 중 필요한 부분만 찾아서 볼 수 있는 편리함이 있다.

(7) 사용이 간편하고 조작이 용이해야 한다. (업무용 소프트웨어 활용법은 사무 자동화 관리 운용 학습모듈 참고)

https://forms.gle/ZWCnn6E42Rr6V55p6