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1-1 회의 운영 계획 수립
1-1 회의 운영 계획 수립
■ 학습목표
■ 학습목표
▲ 회의 목적에 따라 회의 운영을 계획할 수 있다.
▲ 회의 목적에 따라 회의 운영을 계획할 수 있다.
▲ 회의의 의미와 분류
▲ 회의의 의미와 분류
1. 회의의 의미
회의는 2인 이상이 갖는 모든 유형의 모임을 총칭하는 가장 포괄적이고, 일반적인 용어이 다. 회의는 미리 정해진 목적이나 의도를 성취하고자 하는 비슷한 관심을 가진 사람들의 집단이 한 곳에 모이는 것으로 정의할 수 있다. 여기서 사람들의 집단이란 한 기업 또는 조직의 구성원들, 동일 회의체나 협회의 회원들, 비슷한 업무에 종사하는 사람들을 말한다. 미리 정한 목적이나 의도를 달성하고자 모인다는 것은 다양한 개인들이 공통관심사에 대해 좀 더 배우고, 문제를 해결하기 위해 특정 한 회의에 참가한다는 것을 의미한다.
2. 회의의 형태
회의는 그 형태에 따라 컨벤션, 컨퍼런스, 컨그레스, 심포지엄, 포럼, 세미나, 강연회, 워크 숍, 패널토의, 클리닉, 강습회, 그리고원탁회의등으로분류할수있다. 이러한 분류는 참가자인원 수, 발표나 진행의 유형, 청중의 수, 회의의 형식에 의하여 분류될 수 있다. 또한, 회의를 개최하는 목적에 따라 지시(또는 전달) 회의, 문제 해결 회의, 타협(또는 조 정) 회의, 그리고 정보 공유 회의로 분류 될 수 있다.
회의 운영·지원 능력단위는 회의업무 상황 이외에도 교육, 연수, 협의회, 부서(팀) 워크숍, 이벤트성 행사 등 일정기간을 두고 진행하는 업무와 일회성 업무상황도 준용하여 적용될 수 있다.
회의 운영 계획을 수립하고, 잘 운영하기 위해서는 회의의 중요성과 회의의 목적, 분류 형 태에 대해서 명확히 이해하고 접근해야 한다.
3. 회의의 목적
회의의 의미를 분명히 살펴보면, 뜻밖에도 명확한 목적을 가지고 있다는 것을 알게 된다.
(1) 정보의 전달
사람들을 모아 소식을 알리는 것은 협력을 얻기 위해 예부터 실시되어 온 테크닉이다. 앞으로 사태가 어떻게 진행이 될 것인가를 구성원들에게 직접 전달하는 것이 가장 확 실하며, 이해도 빠르다.
(2) 일과 업무의 진도에 대한 체크
매주 정기적으로 하는 운영회의라든가 매달, 매 분기별로 열리는 부서별 실적 평가 회의 같은 것에서는 이 체크가 기본적인 기능이 된다.
(3) 문제의 해결
어떤 일이 잘 풀리지 않을 때는 해결책을 찾게 되는데, 어떤 경우든 회의라는 형태를 통한 조직의 노력이야말로 가장 좋은 해결책이다.
(4) 새로운 것의 창조
조직을 위하여 신선한 아이디어를 도입하기도 하고 새 제품을 개발하기도 하며, 또는 새로운 순서를 연출하기도 하고 새로운 사고방식을 창조하기 위해 회의가 활용된다. 이러한 회의는 조사 기관, 두뇌 집단, 광고 회의, 교육 연구기관 등에서 일상적으로 실시한다.
(5) 모티베이션의 고양
조직 구성원의 활성화를 위한 방법으로 회의에 참가하는 것을 통해 구성원들 간의 상 호 교류 작용을 통해 발전한다.
4. 회의의 효용
회의는 참석자 전원이 최선의 지식층인 상태에서 토의가 교환되어, 공통의 의견을 모으지 않으면 회의 본래의 의의를 다할 수 없다. 그래서 회의에는 다음과 같은 효율이 요구된다.
(1) 공통의 의견을 조율하고 창의를 끌어내어 보다 좋은 결정을 얻을 수 있다.
사람들의 지식, 경험을 통하여 공통된 결론을 창출해 낼 수가 있다.
(2) 많은 사람을 참석시켜 조직 내의 팀워크를 형성한다.
어떤 조직 내의 팀워크는 그 안에 존재하는 협력, 협조의 정도에 따른다. 많은 사람을 참가시켜 회의장을 마련함으로써 의사소통을 꾀하고, 각자가 서로의 입장이나 의견이 납득되면 충분한 연락이나 조정이 이루어지는 수가 있어 팀워크를 형성할 수 있다.
(3) 책임과 의무를 자각한다.
자기의 책임을 명확히 하여 이것을 수행하는 객관적 방법을 발견해 내는 것이 회의 이다.
(4) 지식 경험을 계통적으로 조직화한다.
회의를 통해 타인의 경험이나 지식을 경청하며 토의를 진행함으로써 자기의 지식이나 경험을 정리하여 통합하거나 또는 이를 계통화･조직화하여 유효하게 활용할 수 있게 된다.
(5) 조직이 원만하게 운영된다.
각자가 자신의 책임이 명확하고 다른 책임과의 관계가 분명히 정해져 있다면, 조직이 원만하게 운영된다. 회의에서 각자의 의견을 들으며 문제 원인과 해결에 대해 토의하 고, 각기 책임 한계를 분명히 해 두면 일을 원만하게 수행할 수 있게 된다
5. 회의의 분류
(1) 회의 형태에 의한 분류(김상혁, 2002)
(가) 컨벤션(convention)
컨벤션은 커다란 회의장에서 실시되는 대형 회의를 의미하는 것으로 분과 위원 회 의, 토의, 심의를 위한 회의, 논문 발표회 등의 형태로 진행된다.
국제 기구의 조사 보고서 등의 정보 전달을 주목적으로 하는 대형 발표회 회의에 많이 사용되며, 전시회를 동반하는 경우가 대부분이다. 외국에서는 친교 행사의 다 양한 테마 발표회 또는 이벤트로 개최되는 축제 분위기를 가진 회의로 다양하게 개최되기도 한다.
(나) 컨퍼런스(conference)
컨벤션과 매우 유사한 의미를 가진 회의 형태로서, 일반적으로 컨벤션과 비교하여 운영상 토의의 형태가 많이 개최되고 참석자들에게 많은 발표 기회가 주어지는 회 의의 형태이다. 대·소규모 등의 발표회, 회의 형태가 복합적인 형태로 운영되기도 한다.
(다) 컨그레스(congress)
컨그레스는 컨벤션과 유사한 의미로 사용되는 용어로서 회의가 큰 규모로 이루어 지며, 주로 유럽 국가에서 많이 사용된다. 컨벤션과 같은 본행사와 사교 행사, 그리 고 특별 이벤트 등의 다양한 운영 방식으로 구성되는 경우가 대부분이다.
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(라) 심포지엄(symposium)
심포지엄은 포럼의 형태와 유사하나, 진행되는 안건에 대해 전문가들이 청중 앞에 서 벌이는 공개 토론회로서 포럼에 비해 다소의 형식을 갖추고 있으며 청중의 참 여 기회도 적다.
발제 내용에 대해 그 분야의 전문가 몇명이 강연식으로 발표하며, 발표가 끝난 후 에 청중도 질의, 응답 형식을 통해 토의에 참가하는 방식이다.
회의를 종료하는 시점에는 진행자(사회자)의 진행에 의해 해당 심포지엄에서 논의 된 주제에 대한 추가 질의 사항과 여러 가지 문제점을 정리하여 심포지엄 결과를 작성, 보고한다.
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(마) 포럼(forum)
포럼은 사전에 공지된 주제에 관하여 여러 가지 다양한 견해를 가진 분야의 전문 가들이 진행자의 방향에 따라 참석자 앞에서 공개 토론회를 실시하는 형태로서, 청 중이 언제라도 질의에 참여할 수 있으며 진행자가 의견을 모아 정리한다.
회의 초반부터 청중의 참여로 이루어지는 형식으로 토의를 위한 간단한 주제 발표 가 진행되며, 강의나 연설은 통상 실시되지 않는다.
(바) 세미나(seminar)
세미나는 대면 토의로 진행되는 소규모의 비형식적 모임이다. 주로교육및연구를목적으로하는성격을띤회의로서, 30명이하의참가자가어 느 1인의 지도하에 특정 분야에 대한 각자의 경험과 지식을 발표 및 토론한다. 개최되는 세미나는 특정한 주제를 다루는 것이 대부분이며 해당 분야에서 인정받 는 전문가에 의해 진행된다.
보통 발표자와 참석자 간에는 교수자와 학습자 또는 강사와 교육생의 관계가 형성 되므로 토론의 형태가 되기도 하지만 발표자(교수자)가 우월적 위치에서 정보나 지 식을 전달하는 형태의 회의가 된다. 대학 또는 학회에서 여는 학술 대회나 발표회 가 해당된다.
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(사) 강연회(lecture)
강연회는 특정 주제에 대해 1명의 전문가를 초빙하여 청중이나 교육생을 대상으로 정보를 전달하는 형태로 모든 지식이나 견해가 일방향성으로 청중에게 전달되기 때문에 청중의 의견 제시 기회가 매우 제한적인 것이 특징이다. 그러나 발표자 또 는 교수자의 진행 형태에 따라 강의 내용에 대한 질의 및 응답 시간이 주어지기도 하며, 최근에는 실습의 형태로 병행되기도 한다.
어떤 회의 프로그램의 일부이거나 또는 그 자체가 하나의 회의이다. 심포지엄보다 더 욱 형식적이며 한 연사가 강단에서 청중들에게 연설을 한다. 가끔 질의응답 시 간이 주어지기도 한다.
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(아) 워크숍(workshop)
워크숍이란 사전 계획되거나, 특정 주제의 긴급한 편성으로 인해 개최되는 단기의 교육 프로그램으로 보통 30명 내외의 인원이 특정 주제에 대한 지식, 기술, 아이디 어 등을 서로 교환하며, 토의 형식으로 진행하는 회의이다. 회의 내용에 대한 토론 과 더불어 참석자 간의 의견 교환이 자유롭게 이루어지며 각종 이벤트와 병행하기 도 한다.
(자) 패널 토의(panel meeting)
패널 토의는 특정 분야의 지식과 논문 등에 대해 5~6명의 연사가 초빙되어 진행되 는 회의이다. 회의는 진행자가 별도의 순서에 의해서 진행하며 초청 연사 및 청중 상호 간의 토의는 자유롭고, 주제 분야에 대해 사회자가 토론을 이끌어 간다.
특정 문제를 해결하거나 의견을 구하고자 하는 목적으로, 주어진 주제에 대해 특별 히 관심이 있거나 정보, 경험이 있는 사람을 추천하여 청중 앞에서 각자의 지식, 견문, 정보를 발표하고, 여러 의견을 제시해서 함께 생각하는 공동 토의 형태로 운 영되기도 한다.
(차) 클리닉(clinic)
클리닉은 특별한 기술 분야에 대한 교육, 훈련을 목적으로 하는 소그룹의 모임이 다. 이 모임에서는 기술과 전문적인 지식을 제공하기 위해 소규모 집단이 참여한 다. 최근에는 스포츠나 의학 분야에서도 많이 활용되는 형태이다.
(카) 강습회(institution)
강습회는 비교적 폭넓은 교육의 기회를 제공하고, 동일한 주제에 대해 보다 심층적 으로 교육하고자 할 경우에 실시한다. 교수자는 학습자에게 본인이 가지고 있는 전 문적인 지식이나 스킬에 대해 실습을 위주로 지도하는 형태이다.
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(타) 원탁 회의(round-table discussion)
10명 내외의 인원이 참가자의 서열의 구별 없이, 모든 참가자가 동등한 입장에서 자유롭게 상호 관심사에 대해 의견을 교환하는 방법이다.
(원탁 회의라고 부르지만 회의 진행 상황에 따라 탁자는 다양하게 배치되어도 문제 가 되지 않음)
(2) 회의의 목적에 따른 분류
회의는 회의를 계획하는 목적에 따라 크게 4가지로 분류된다.
조직의 상위자 또는 상급 단체에서 하위자 또는 하급 단체에게 지시나 전달을 목적으 로 실시하는 회의가 있으며, 조직의 문제를 해결하고자 소집되는 회의, 이해 관계자가 모여 타협또는 조정을 위해 모이는 회의, 그리고 정보공유를 목적으로 소집되는 회의가 있다.
위와 같은 회의 분류에 관한 사항은 회의를 계획하고 실행하는 데 있어 필수적인 사 항으로, 회의를 진행하고 보조하는 사람은 필수적으로 숙지해야 하는 내용이다.
▲ 회의 운영 계획
▲ 회의 운영 계획
1. 회의 운영 계획의 중요성
(1) 회의 운영 계획서에는 회의 개최 요구에 대한 정당성 및 개최 지시자의 지시 사항, 회의 운영 방향이 담겨져야 한다.
(2) 회의 운영 계획서는 회의를 정해진 방향으로 이끌 수 있는 이정표와 같은 역할을 하므로 회의 관련 담당자나 참가자와 여러 번의 교감을 통하여 작성한다.
2. 회의 준비의 3단계
회의 개최에 대한 필요성이 확보되면 회의 준비를 시작하는데, 회의 준비는 일반적으로 3 단계에 걸쳐 진행한다.
1단계는 회의 주제와 내용의 결정, 2단계는 회의에 필요한 자원(참가자, 비품, 금전, 시간, 정보) 조달, 3단계는 개최 통지서의 작성과 발신이다.
(1) 회의 주제와 내용의 결정 단계
먼저 회의의 배경, 목적, 목표를 정하고, 목표 달성에 필요한 정보를 수집한다. 그리고 수집한 정보를 토대로 회의에서 무엇을 논의할지 의제를 수립한다.
(가) 배경, 목적, 목표의 결정
1️⃣ 회의의 배경, 목적, 목표를 정한다.
- 배경: 회의를 개최하게 된 경위나 상황
- 목적: 회의를 개최해야 하는 이유
- 목표: 회의 종료 후 얻을 수 있는 결과물
2️⃣ 정보 수집
회의의 목표를 달성하기 위한 정보를 수집한다.
3️⃣ 의제 결정
(나) 목표 달성을 위해 논의해야 할 사항을 정한다.
(다) 의제 결정 과정을 명시한다.
의제 결정 과정과 목적은 다음과 같은 ‘SMART 원칙’에 따라서 가능한 한 세밀 하게 표현되면 좋다.
※ SMART 원칙
∙ Specific(구체성): 구체적이어야 한다.
예: 품질 향상: 제품 반품률을 5% 감소시킨다.
∙ Measurable(측정 가능성): 측정 가능해야 한다.
예: 시장 점유율 확대: 분기당 매출을 10%씩 증가시킨다.
∙ Achievable(달성 가능성): 현실적으로 달성 가능해야 한다.
예: 올해 안으로 모든 회의를 스탠딩 미팅 방식으로 전환하여 회의 시간을 50% 이상 단축시킨다.
∙ Realistic(현실성): 현실적으로 달성 가능해야 한다.
예: 교육 불참률을 5% 유지: 승진자 교육에 대상자 전원이 참석한다.
∙ Timely(시간 관련성): 달성되어야 할 시기가 명시되어야 한다.
예: 10월 말까지 액션 플랜 사항을 완수: 다음 달에 결과를 보고한다
(2) 회의에 필요한 자원 조달 단계
회의 내용을 결정했다면 다음으로는 참가자를 분석한다. 회의의 목표를 달성하기 위해 서는 어떤 사람이 참여해야 하는지를 미리 분석해야 하기 때문이다. 이는 인적 자원의 관리 차원에서도 바람직한 일이다. 또 회의에서 수행할 역할 분담도 미리 결정해 둔다. 이처럼 회의에 필요한 자원을 사전에 철저히 준비하면 안정적으로 회의를 진행할 수 있다.
(가) 참가자 분석
1️⃣ 회의에 참가할 참가자를 선정한다.
2️⃣ 참가자의 역할을 결정한다.
(나) 개최 일시 결정
회의 개최일, 개시 시각, 소요 시간, 종료 시각을 결정한다.
(다) 회의 장소 결정
1️⃣ 지적 생산성을 높일 수 있는 회의 장소와 자리 배치를 결정한다.
2️⃣설비 및 비품을 조달한다.
(라) 회의 경비 편성
1️⃣ 회의도 조직의 생산성에 영향을 미치므로 회의에 필요한 모든 자원들을 비용으로 산정한다.
2️⃣ 예산 계획과 회의 후 집행 실적을 보고한다.
(3) 개최 통지서의 작성과 발신
회의 전에 미리 참가자에게 개최 통지서를 보내 회의 관련 정보를 공유한다. 회의 직전에 참가자의 출석을 다시 한번 확인하고 개최 장소를 준비한다.
▲ 문제로 정리하기
▲ 문제로 정리하기
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