2. 자료 조사

1.학습목표

• 문서 작성을 위해 필요한 자료를 파악할 수 있다.

• 문서 작성 자료 탐색을 위한 매체를 찾을 수 있다.

• 각종 매체를 활용하여 필요한 정보를 수집할 수 있다.

2.필요 지식

I. 작성문 자료 조사를 위한 문서 분류

1. 사내 문서

사내 문서란 상업 문서로서 동일 회사 안에서 부서(부 과) 간의 연락 및 통지 등에 쓰 이는 문서를 말한다. 즉 사내 문서를 목적별로 분류하면 다음과 같다.

(1) 명령(지시) 문서: 명령서,지시서,계획서,통지서,기획서, 상신서 등

(2) 보고 문서: 일보,출장 보고서,조사 보고서,일계표 등

(3) 연락 문서: 업무 연락서,조회 문서,의뢰 문서, 회답 문서,통지서 등

(4) 기록 문서: 의사록,사원 카드,인사 기록,장표류 등

2. 사외 문서

사외 문서란 대외적으로 연락 및 통지 등에 쓰이는 문서를 말한다. 본래 목적한 바의 의사 전달도 중요하지만 문서는 그 회사의 평가와도 직결되므로 일정한 형식을 갖추고, 성의가 담겨 있으며, 느낌이 좋은 문서로 요약해야 한다. 사외 문서의 종류로는 주문서,청구서, 조회서,의뢰서,사과문 등이 있다. 사외 문서는 다음과 같은 특성을 갖는다.

(1) 글의 구성을 확실히 한다.

(2) 알기 쉽도록 구체적으로 정확하게 표현한다.

(3) 성의와 배려가 담겨 있도록 한다.

(4) 문서를 요약한다.

2. 사내외 문서 자료 조사 방법

자료 조사를 할 수 있는 방법은 작성의 목적에 따라 다를 수 있다. 목적에 맞추어 아래의 방법 중 필요한 방법을 선택하여 자료 조사를 진행한다.

1. 인트라넷(intranet)을 통한 사내 자료 수집

인트라넷은 인터넷 관련 기술과 통신 규약을 이용하여 조직 내부 업무를 통합하는 정보 시스템을 말한다. 입사를 하게 되면 기업이나 기관의 내부에서 사용할 수 있는 인트라넷이 있으며, 보통 본인의 ID(일반적으로 사원 번호)와 비밀번호를 사용하여 접속할 수 있다. 인트라넷을 통해 부서 단위, 직무 단위 또는 프로젝트 단위로 정리되어 있는 내부의 다양한 문서를 활용할 수 있다. 본인이 작성하고자 하는 문서와 관련된 이미 품의된 문서가 존재할 수 있으므로, 인트라넷을 활용하여 기존 사내 문서를 찾아보는 것은 신규 문서 작성을 위해 필요한 자료를 파악할 수 있는 유용한 방법이다.

2. 문헌 연구

책, 학술 논문, 정부 문서, 기사, 통계 자료 등 기존의 문헌을 통해 자료를 수집하기 위해서는 목적에 맞추어 필요한 정보가 무엇인지를 체계적으로 정리하고, 이를 어떠한 문헌 자료를 통해 찾을 수 있을지 사전에 일목요연하게 정리해 두는 것이 효과적이다. 문헌 자료를 수집할 때는 연구자가 직접 만든 1차 자료, 연구자가 목적과 의도를 가지고 인용 또는 옮겨 실어 작성된 2차 자료 모두 수집할 수 있다. 공신력 있는 자료를 활용하는 것이 무엇보다 중요하기 때문에 문헌 자료를 활용하는 경우 신뢰성을 확보하는 것이 최우선 과제이다.

3. 설문지법

설문지법은 관련된 자료를 정량적으로 수집할 수 있다는 점에서 시간 대비 신뢰성을 높일 수있는 방법 중 하나이다. 선택형(객관식), 자유기술형(주관식), 평정척도형(‘매우 그렇다’∼‘매우 그렇지 않다’ 등)과 같은 다양한 형식의 질문 중 조사 대상과 목적에 적합한 유형을 선택하여 질문지를 구성하고 다수에게 배포함으로써 많은 양의 데이터를 확보할 수 있으며, 수집된 자료의 분석 결과를 통해 시사점을 도출할 수 있다. 설문지법은 주로 정량적인 자료 조사 방법으로 활용되지만, 자유 기술형 질문을 통해 응답자가 자유롭게 경험과 생각을 기술하도록 하는 정성적 자료 조사 또한 가능하다.

조직 문화를 저해하는 정량적인 요인들을 찾아보려고 한다면, 일단 문서 작성자가 일반적으로 조직 문화를 저해하는 요소들을 구조화하여 응답자가 선택할 수 있도록 응답 항목들을 만드는 것이 필요하다. 주의할 점은 중요한 저해 요인임에도 불구하고 응답 항목에서 빠져 있는 경우 정확한 정보를 수집하기가 어렵다. 따라서 관련 논문 등 신뢰성 있는 문헌 자료를 통해 충분한 정보를 숙지한 후 이를 바탕으로 응답 항목을 구성해야 한다. 또한 설문지를 만들 때 하나의 질문에 두 가지 이상을 묻는 오류를 범하지 않도록 해야 한다. 그리고 질문은 이해하기 쉽고, 명확하고 간결해야 한다. 너무 어려운 용어, 외국어 등을 사용할 경우 응답자가 이해할 수 없는 상태에서 답변할 수 있기 때문이다. 질문이 특정 방향의 응답을 유도하는 방식으로 작성된다면 왜곡된 정보가 수집될 가능성이 크므로 이를 유의해야 한다.

4. 면접법

면접법의 경우 정성적 데이터를 충분하게 확보하는 데 도움이 될 수 있는 자료 조사 방법중 하나이다. 필요한 정보에 대한 전문성을 확보한 사람을 대상으로 심층적인 내용을 구체적으로 물을 수 있다는 점에서 정보의 충실성을 높일 수 있다. 또한 피면접자가 조사 배경과 질문을 제대로 이해할 수 있도록 충분히 설명하고, 피면접자의 이해도를 확인하면서 면접을 진행할 수 있다는 장점이 있다. 다만, 소요 시간이 오래 걸려 양적 확보를 하는 데 다소 어려움이 발생할 수 있는 방법이다.

주제에 따라 달라질 수 있지만, 면접법을 독립적으로 사용하기보다는 설문지법과 면접법을 함께 사용함으로써 자료의 양적질적 측면을 모두 고려한 자료 조사를 수행할 수 있다.

5. 참여 관찰 조사(‘자연주의적 관찰 조사 기법’이라고도 함)

참여 관찰 조사는 인트라넷이나 문헌 연구, 설문지법, 면접법처럼 빈번하게 사용되기보다는 자연 상태의 현장감 있는 정보를 얻는 것이 필요할 때 조사자가 피관찰자의 상황에 참여 하면서 피관찰자의 행동을 관찰하는 방법이다. 미국의 인류학자인 마거릿 미드(Margaret Mead)는 실제 연구 대상들의 삶에 들어가서 모습을 관찰하고 대화하면서 연구 대상의 특성을 이해하고 수집하는 참여 관찰 조사를 통해 일정 지역에 거주하는 사람들의 생활 방식을 연구하였다.예를 들어 사무 가구에 대한 고객의 반응을 확인하는 조사 보고 문서를 작성해야 할 경우, 조사자가 고객의 사무실에서 일정 기간 함께 생활하면서 고객들이 사무 가구를 사용 하면서 보이는 행동과 반응을 관찰하는 방식으로 자료를 수집할 수 있다. 필요에 따라서는 관찰 이외에도 인터뷰 등을 활용할 수 있으며, 조사자가 피관찰자의 상황에 동참하지는 않고 관찰만을 실시하기도 한다.

• 장점

1. 조사 대상을 깊게 이해할 수 있음.

2. 표면적 니즈 이외에 숨겨진 니즈를 확인하는 데 유용함.

3. 현장감 있는 정보 수집이 가능함.

• 단점

  1. 대체로 많은 시간과 비용이 요구됨.

  2. 관찰자의 주관이 개입될 수 있음.

3. 매체 활용 정보 수집 방법

문서를 제대로 작성하기 위해서는 작성하고자 하는 문서의 내용에 따라 다양한 자료 조사 방법을 활용하는 것이 필요하다. 예를 들어 논리적인 근거가 필요한 문서의 경우는 기존에 출판된 관련 논문이나 전문성 있는 칼럼 등을 활용함으로써 비교적 신뢰성 있는 정보를 확보할 수 있다. 새로운 관점이 필요한 경우는 정량적 조사나 정성적 조사 방법을 활용하여 새롭게 정보를 수집・분석할 수 있으며, 문서의 목적과 주제에 맞는 매체를 취사선택하여 정보를 모으고 비교 분석 및 재해석할 수 있다.

학술 정보 사이트 및 신문 검색은 ‘한국학술정보(www.kiss.kstudy.com)’, ‘학술연구정보 서비스(www.riss4u.net)’, ‘국가전자도서관(www.dlibrary.go.kr)’, ‘누리미디어 전자저널 서비스(www.dbpia.co.kr)’, ‘한국언론진흥재단(www.bigkinds.or.kr)’ 누리집 등이 있다. 그 밖에도 다양한 포털 사이트를 통해 자료를 검색하여 서로 비교 분석하는 것도 의미가 있으며, 각종 소셜 미디어를 통해서도 최신의 정보와 자료들이 공유되고 있다.

1. 도서관을 통한 정보 수집

도서관에는 활용 주제와 관련된 단행본, 정기 간행물, 사전 등 다양한 오프라인 자료들이 구비되어 있으며, 또한 컴퓨터를 사용하여 온라인을 활용함으로써 광범위한 자료들을 찾아볼 수 있다. 즉, 여러 자료를 찾아 비교 분석해 봄으로써 신뢰성을 확보할 수 있다.

2. 학술 정보 사이트를 통한 정보 수집

어떤 자료를 찾아서 활용하는지가 문서의 수준을 결정할 수 있기에 관련된 자료를 제대로 인용하는 것은 무엇보다 중요하다. 이때 출처를 명확하게 기록해 둘 필요가 있다. 유용한 학술 검색 사이트로는 ‘한국학술정보’, ‘누리미디어 전자저널 서비스’, ‘학술연구정보서비스’, ‘국가전자도서관’ 등이 있다. 이와 같은 학술 정보 검색 사이트를 활용하면 논문, 서적, 전문 잡지 기사 등 저자와 출처가 분명한 전문적인 다양한 자료를 원문으로 찾아볼 수 있다.

3. 포털 사이트를 통한 자료 수집

각종 인터넷 포털 사이트를 잘 활용하면 자료의 수집이 용이해질 수 있다. 일반적으로 많이 이용하는 자료 검색 포털 사이트로는 구글(Google), 네이버(Never), 다음(Daum), 줌(Zoom) 등이 있으며, 각 포털 사이트마다 자료 검색 결과(내용, 양, 종류 등)가 다를 수 있으므로 이들 포털 사이트의 특징을 파악하여 자료에 따라 여러 포털 사이트를 함께 활용하는 것이 바람직하다.

4. 기사를 통한 자료 수집

신문 기사 검색을 통해 자료를 수집할 수 있으며, 한국언론진흥재단에서 운영하는 뉴스 빅데이터 분석 시스템인 ‘빅카인즈(www.bigkinds.or.kr)’를 유용하게 활용할 수 있다. 빅카인즈 사이트를 통해 대부분의 종합 일간지와 경제 일간지, 인터넷 신문, 텔레비전 방송 뉴스, 1990년대 이전 신문 등 뉴스를 검색할 수 있으며, 그래프 등 다양한 형태로 표현된 뉴스 분석 자료를 찾아볼 수 있다

3. 문제로 정리하기

https://forms.gle/uNkmkrZYiMdjepXe9