4-1.문서 완성하기(문서 작성 및 수정)
4-1. 문서 작성 및 수정
1. 학습목표
• 업무용 소프트웨어를 활용하여 기안 문서를 작성할 수 있다.
2. 필요 지식
I. 문서 작성
1. 문서 작성의 기본 원칙
문서는 전달하고자 하는 내용이 정확하게 표현되도록 작성되어야 한다. 문서의 목적에 맞 춰 앞서 배운 자료 조사 방법, 자료 정리 방법을 통해 정확한 내용을 정리하고,
문서 발송 대상을 고려해서 내용은 쉽고 간결하게 작성한다. 또한 발송해야 하는 기한에 맞춰서 작 성해야 한다.
(1) 내용을 정확하게 정리한다.
문서 작성에 있어 가장 중요한 요소는 정확성이다. 전달하고자 하는 목적에 맞춰 정확 한 데이터를 토대로 표현해야 한다. 표현에 있어서 정확성이란 적절한 용어 사용,
맞춤 법 확인, 사실에 대한 정확한 기록 등을 의미한다.
(2) 내용을 쉽게 정리한다.
작성한 문서는 누가 읽어도 이해할 수 있는 수준이어야 한다. 그러기 위해서는 이해하기 쉬운 단어를 사용하고 앞, 뒤 문맥에 맞는 적절한 용어를 사용
해야 한다. 또한 사내/외 문 서의 경우 간결하게 핵심 부분만 명확하게 작성하는 것도 중요하다. 기업이나 기관에서 하루에 처리되는 문서가 매우 많기 때문에 제목만 보더라
도 쉽게 어떤 내용인지 확인할 수 있다면 더욱 효과적이며, 내용에 있어서도 빠른 시간 이해할 수 있게 작성하는 것이 중요하다. 이해하기 쉬운 문서를 작성하기 위한 요령은
다음과 같다.
(가) 긍정문으로 작성한다. 부정문이나 의문문이 섞여 있으면 그 뜻을 잘못 이해할 수도 있다.
(나) 문장은 간결하게 쓴다. 계속 연결해서 장황하게 적기 보다는 행을 나누어 단락이 눈에 잘 들어오게 쓰는 것이 필요하다.
(다) 가급적 한글로 작성하되 외국어로 작성해야 하는 부분에 있어서는 명확한 해석을 첨부하는 것이 필요하다.
(라) 한 번 읽어서 내용의 취지를 이해할 수 있도록 간단한 표제를 붙인다. 적절한 표제를 통해 상대방에게 전하고자 하는 취지를 효과적으로 전달할 수 있다.
(마) 결론을 먼저 작성하는 것도 좋은 방법이다. 문서를 끝까지 읽지 않더라도 어떤 의미인지 빠른 시간 해석이 가능해진다.
(3) 정해진 기간 내에 작성한다.
표준화된 양식이나 예문, 그림, 서식 등을 미리 정리해두고 활용하면 문서 작성 시간을 절약할 수 있다.
II. 문서 작성 방법
1. 기안문 요소 별 작성방법
기안 문서의 요소에 따라 다음의 사항을 참고하여 작성한다(이종두, 2010).
(1) 글자는 기본적으로 한글로 작성하되, 정확한 해석이 필요한 경우 괄호 안에 외국어를 추가하여 설명을 명확하게 할 필요가 있다. 맞춤법과 띄어쓰기 등을 검토하는
것은 문서 쓰기의 기본이다.
(2) 숫자의 경우 기본적으로 아리비아 숫자로 표기하되, 수를 세는 단위와 함께 쓸 때 에는 한글로 간단히 표기하는 것(예: 첫째, 둘째, 한 번, 두 번 등)도 가능하다.
(3) 날짜의 경우는 숫자로 표기하되 년도, 월, 일 사이에 온점(.)을 찍어 표기한다.
예) 2014년 5월 20일 → 2014. 5. 20.
(4) 시간을 표기 할 때는 시와 분 사이에 쌍점(:)을 찍는다.
예) 오후 4시 20분 → 16:20
(5) 금액을 표기할 때는 아리비아 숫자 및 한글로 금액을 표기한다.
예) 일금45,678원정 → 일금사만오천육백칠십팔원정
2. 기안문 흐름 별 작성방법
(1) 기안문의 흐름
일반문서 중 기안문과 시행문은 두문，본문，결문 등 크게 세 부분으로 다음과 같이구성한다.
(가) 두문은 기관명，수신자로 한다.
(나) 본문은 제목, 내용, 붙임으로 한다.
(다) 결문은 발신 명의，기안자，검토자，협조자, 결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 문서의 생산 등록번호와 시행 일자, 문서의 접수등록번호와 접수일자, 행정
기관의 우편 번호，주소, 홈페이지 주소，전화 번호, 전송 번호, 담당자 개인의 공식적인 전자우편 주소 및 공개 구분으로 한다.
(2) 두문 작성 방법
(가) 기관명
기관명은 해당 문서를 생산한 기관의 명칭을 말하며 기안자가 소속된 기관의 명칭을 쓴다.
(나) 로고/상징 표시
기관의 로고는 왼쪽 상단에，상징은 오른쪽 상단에 작성한다.
(다) 수신의 표시
문서의 두문 중 수신의 표시는 수신자를 쓰고 괄호 안에 처리 할 사람을 쓰는 것이 일반적이다.
수신자가 개인인 경우에는 성명과 주소를 함께 기재하고 수신자가 기관이나 단체인 경우에는 기관장 또는 대표자의 직명을 기재한다.
예) 수신자 김하나 (우 ㅇㅇㅇㅇㅇ 서울시 ㅇㅇ로 ㅇㅇㅇ~ )
예) 수신자 고용노동부 (NCS 담당 과장)
(3) 본문 작성 방법
(가) 제목
제목은 그 문서의 내용을 함축하여 나타내는 문구로서 문서의 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 쉬운 용어로 간단하고 명확하게 표시하여야 한다.
제목을 작성할 때 제목 끝에 문서의 성격을 쉽게 알 수 있도록 의뢰, 조사, 통보 등의 함축적이고 간단한 용어를 사용하는 것이 바람직하다.
(나) 내용
문서의 내용은 수신자가 전달하고자 하는 내용을 신속하고 명확히 알 수 있도록 누구나 이해가기 쉽고 간결한 표준어로 상황에 적절한 표현을 하여야 한다. 문서의
내용이 긴 경우에는 서술식보다는 항목으로 구분하여 알아보기 쉽게 하는 것이 더욱 효과적이다.
(다) 붙임의 표시
문서에 첨부되는 건이 있을 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 한다.
(라) 항목의 구분
문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분하여 작성하고자 할 때에는 다음과 같은 순서로 표시한다.
첫째 항목 : 1.，2.，3.，4 ……
둘째 항목 : 가, 나, 다, 라 ……
셋째 항목 : 1), 2), 3), 4) ……
넷째 항목 : 가), 나), 다), 라) ……
다섯째 항목 : (1)，(2)，(3)，(4) ……
여섯째 항목 : (가), (나)，(다)，(라) ……
일곱째 항목 : ①，②，③，④ ……
(4) 결문 작성 방법
(가) 발신 표시
문서는 행정기관 또는 행정기관의 장(長)의 명의로 발신한다.
(나) 끝 표시
붙임이 없는 문서는 본문 내용의 마지막 글자로부터 한 자를 띄우고 ‘끝’자를 쓴다.
붙임이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자를 띄우고 ‘끝’자를 쓴다.
https://forms.gle/JpTzzs3adKojFVBMA