2.문서 정리하기

1. 문서의 활용

■ 학습목표

▲ 문서관리 규정에 따라 구성원들이 손쉽게 문서를 활용할 수 있다.

▲ 문서관리 규정에 따라 문서를 편철할 수 있다.

▲ 보안 및 기간 등에 따라 활용이 완료된 문서를 다시 편철할 수 있다.

■ 필요지식

▲ 문서의 관리절차

1. 구분 : 여러 가지 문서중 편철해야 할 문서를 선별, 정리한다.

2. 분류 : 문서 분류법에 따라 문서를 분류한다.

3. 편철 : 분류된 문서를 100매 기준으로 문서철에 묶는 과정이다.

4. 보관 : 문서보관 규정에 따라 분류한 파일을 일정기간 서류함에 보관한다.

5. 이관 : 보관중인 문서를 연장 보존하기 위해 주관 부서에 문서를 옮긴다.

6. 보존 : 문서의 보존기간에 맞게 주관 부서의 캐비넷 또는 문서고 등에 보존, 관리한다.

7. 폐기 : 보관이나 보존기간이 끝난 문서를 절단하여 폐기한다.

▲ 문서분류방법

문서의 분류는 기업별, 부서별로 활용 방법에 따라 다르게 이루어진다. 예컨대 대학의 경우 학생의 이름이나 학번에 따라 문서들을 파일링할 것이다. 오늘날 기업에서 사용되는 매뉴얼 파일링은 알파벳, 숫자, 연대, 문자, 주제별 그리고 지역별 구분으로 이루어진다. 매뉴얼 파일 링은 같은 파일링 절차, 도구와 양식을 사용한다. 매뉴얼 시스템은 문서에 부착된 기업 또는 개인이름, 양식번호, 날짜또는사례번호, 문서의주제, 또는지역과같이문서의무슨측 면이 파일링을 가이드하는가에 따라 다르다. 이처럼 파일링 시스템은 기본적인 것에서 복잡 한 것까지 다양하므로 특별한 매뉴얼 파일링 제도를 선택하기 위한 결정은 어떻게 조직이 정 보에 접근해야만 하는가에 따라 이루어져야 한다. (West, 2002: 62-72, 유희숙, 2008: 86-87에 서 재인용)

1. 가나다 혹은 알파벳순 파일링(alphabetic filing)

가나다 혹은 알파벳순 파일링은 한글 가나다 순 혹은 영어의 알파벳 순에 따른 파일링을 말한다. 파일링방법중 가장 보편화된 방법이다. 모든 문서들이 사전적 순서로 정리되며, 개인의 이름, 회사의 이름 또는 주제명에 따라 파일링한다. 이 유형은 각 가나다 문자나 알파벳 문자에 대한 제 1가이드(primary guide)를 지닌다. 제 1가이드의 문자에 해당하는 각 폴더들은 제1가이드 뒤에 파일링한다. 또한, 각 가나다별 혹은 알파벳 문자별로 일반문 서 폴더들을 만든다. 이 폴더는 각 폴더에 포함되지 않는 기타 문서들을 파일링하게 된다.

2. 번호순 파일링(numeric filing)

많은 기업들은 부여된 번호를 중심으로 파일링하며, 문서들은 연속적인 번호를 부여받게 된다. 예를들면 정해진 양식이 미리 번호순으로 인쇄되고 이 번호순에 따라 파일링되는 문서들이 있다. 번호순으로 파일링하는 다른 이유는 기밀성 때문인데, 기밀문서는 어떤 정 보를 보호하기 위해 이름대신 번호로 정리될 수 있다. 그러므로 번호순 파일링은 검색시 어려움이 있을 수 있다. 번호순 파일링을 사용하는 많은 조직들이 보관과 검색을 용이하 게 하기 위해 알파벳 인덱스를 동시에 사용하기도 한다.

3. 연대순 파일링(chronological filing)

일부 기업의 경우, 문서의 내용보다 언제 이 문서가 필요로 되었는지가 더 중요하다. 문서 가 필요로 된 날짜에 근거하여 문서를 정리할 때 연대순 파일링이 가장 적절하다. 연대순 파일은 월별 가이드를 만들고, 문서들은 날짜 순으로 각 월별 가이드의 뒤에 둔다. 연대순 정리는 기억을 상기시켜 주는 역할을 한다. 어떤 사무보조자 혹은 사무관리자는 과제나 임무를 상기시켜 주는 장치로서 티클러 파일(tickler file)을 사용할 것이다. 티클러 파일은 1일부터 31일까지를 번호화한 가이드와 월별 가이드 카드를 지닌 파일 상자이다.

4. 수·문자 파일링(alphanumeric filing)

이 파일링 방법은 알파벳과 번호를 조합하여 사용한다. 먼저 주제별 알파벳순으로 정리한 다음, 각 주된 주제별 하위분류로서 번호를 기록한다. 주된 주제별 가이드 뒤에 번호를 부 여받은 하위 분류 가이드를 배치한다.

5. 주제별 파일링(subject filing)

주제별 파일링은 주제나 카테고리에 의해 정리된 문서들을 말한다. 이 파일링은 사전 또 는 백과사전적인 순서를 사용한다. 사전적 정리는 가부터 하까지, 혹은 A부터 Z까지 간단 한 보관 방법이다. 백과사전적 정리는 주된 토픽의 첫 문자 뒤에 가나다 순 혹은 알파벳 순으로 파일링된 하위 분류를 지닌 주된 토픽별로 문서를 정렬하는 방법이다.

6. 지역적 파일링(geographic filing)

만일 기업이 지역단위로 사업을 한다면 지역적 파일링을 하는 것이 좋다. 지역적 파일링은 가나다 순에 의해 문서들이 나타내는 소재지별로 정리된다. 지역적 파일링은 서울, 경기, 강원, 충청 등으로 제1가이드를 만들면 이에 대한 하위 분류로서 시나 구가 될 것이다.

▲ 업무 문서의 분류

업무 문서의 분류는 문서관리에서 가장 기본적이고 중요한 작업단계로, 명확하고 합리적인 분류에 의해 이후 수행될 각 단계별 작업의 성사여부가 결정된다. 따라서 부서(팀)장을 중심 으로 부서(팀)원 전원의 합의하에 부서(팀) 업무에 대한 명확한 파악과 합리적인 업무분류가 선행되어야 한다. 문서의 분류는 분장업무의 특성 및 문서의 종류와 양을 감안하여 분류한다. 문서는 업무기능 별로 3차까지 분류함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 특수성 및 세부성에 따라 4차까지 분류 할 수 있다. 대분류는 사규 업무분장상의 기본업무를 기준으로 구분한 1차분류이며, 중분류는 대분류를다시하위기능에따라구분한2차분류이다. 소분류는선행된2차분류에따라 최종적으로 업무단위별로 구분한 3차 분류이다.

▲ 문서분류표

문서분류표란 문서의 발생에서 폐기까지 일괄 정리를 기본으로 누구든지 용이하게 찾으려는 문서를 검색하고, 문서 공유를 하기위한 체계표를 말한다.