1. 문서 이해 및 일정관리하기
1-1 문서 이해와 일정관리
■ 학습목표
▲ 부서(팀) 내외부에서 요청된 업무 사항을 파악할 수 있다
▲ 문서 작성을 기안하기 위한 일정 계획을 수립할 수 있다.
[1]문서의 이해
1. 문서의 기능
문서란 사람의 생각이나 사물의 상태, 관계 등을 문자나 기호로 표시하고 기록한 것이다.
가. 기록 기능：대화나 불충분한 의사소통을 문자, 숫자, 기호 등을 활용하여 구체적으로 기록하는 기능
나. 의사 전달 기능：업무 지시, 연락, 계약 체결, 의견 기록, 요구나 의뢰, 결정이나 승인 등의 의사 전달 기능
다. 의사 보존 기능：판정 처리, 계획·실적의 비교·조회, 업무 사항 분류 등 의사 보존 기능
라. 행정 활동 지원 기능：참고 자료나 증거 자료로 제공되어 정보 제공 수단으로 활용하여 행정 활동 지원
마. 업무 연결이나 조정 기능：기안, 결제, 협조 과정을 통해 조직 내의 업무를 연결하거나 조정하는 기능
2. 문서의 구성 요소
가. 두문
1) 주요소 : 발신 기관, 문서 번호, 시행 일자,수신처 보존 기간, 수신 기관(수신)
2) 부요소 : 경유, 참조, 관인·직인 생략 표시
나. 본문
1) 주요소 : 제목, 내용
2) 부요소 : 부기(첨부)
다. 결문
1) 주요소 : 결문 발신 명의
2) 부요소 : 전결·대결 표시, 수신처, 면수 표시
3. 문서의 유형
가. 작성 주체 : 공문서, 사문서
나. 유통 대상
- 유통되지 않는 문서 : 내부 결재 문서
- 유통 대상 문서 : 대내 문서, 대외 문서, 수발신자 명의가 같은 문서
다. 문서 형태 : 장표, 일반 문서, 특수 문서
라. 처리 단계 : 접수 문서, 배포 문서, 기안 문서, 합의 문서, 완결 문서, 시행 문서, 이첩 문서,
공람 문서, 보관 문서, 보존 문서, 폐기 문서, 미처리 문서, 미완결 문서
마.문서의 성질 : 법규 문서, 지시 문서, 공고 문서, 비치 문서, 민원 문서, 일반 문서
￭사내 문서：기업 내부에서 유통되는 문서이며, 조직 내부에서 지시, 명령, 보고, 협조 등을 위하여 발생시키는 문서
￭사외 문서：기업 외부에서 유통되는 문서이며, 회사의 의사를 사외에 전하는 역할을 하는 문서
가. 작성 주체(목적)에 의한 분류
1) 공문서
∙행정 기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서와 행정 기관이 접수한 모든 문서
∙일반적인 문서, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 도표, 필름, 슬라이드, 전자 문서 등의 특수 매체 기록
2) 사문서
∙개인의 사적인 목적을 위해 작성된 문서로 권리, 의무 또는 사실 증명에 관한 문서
∙추천장, 안내장, 소개장 등
∙각종 신청서, 증명서, 진정서 등 행정 기관에서 제출하여 접수가 된 것은 공문서로 취급
나. 문서 형태에 의한 분류
1) 장표
∙일정한 양식에 필요 사항을 쉽게 기입할 수 있도록 인쇄된 문서
∙전표, 장부, 표, 그림 등
2) 일반문서
∙장표처럼 양식이 일정하지 않은 사무문서
∙비정형 업무에 이용되며, 사내․외 왕복 문서, 전보, 광고문서 등
3) 특수문서
∙장표나 일반문서에 포함되지 않는 문서
∙기업의 정관, 규칙, 회의록 등
다. 처리 단계에 의한 분류
1)접수문서－배포문서－기안문서－합의문서－완결문서－시행문서
∙접수문서：외부로부터 접수된 문서
∙배포문서：접수문서를 문서과가 배포 절차에 의해 처리과로 배포하는 문서
∙기안문서：결재권자의 결재를 얻기 위해 기안 서식에 따라 초안을 기재한 문서
∙합의문서：기안문서 내용과 관계된 타 부서의 협조를 얻기 위해 합의하는 문서
∙완결문서：기안하고 결제하여 시행 목적에 따라 완결된 문서
∙시행문서：기안문서의 내용을 시행하기 위하여 작성된 문서
2) 이첩문서－공람문서－보관문서－보존문서－폐기문서
∙이첩문서：배포문서 중 그 취지와 내용이 다른 기관의 문서를 그 기관에서 다시 알리기 위해 기안된 문서
∙공람문서：배포문서 중 별도의 처리 절차 없이 단순히 상급자에게 보고 또는 열람하는 문서
∙보관문서：일처리가 끝나 완결되어 보관하는 문서
∙폐기문서：자료 가치가 상실된 문서로 폐기 처분되는 문서
3) 미처리 문서－미완결 문서
∙미처리 문서：접수문서나 배포문서로 어떠한 처리도 하지 않은 문서
∙미완결 문서：기안문서로 결제에 이르지 않았거나 결재를 받고도 시행되지 않은 문서
라. 문서의 성질에 의한 분류
1) 법규문서
∙주로 법규 사항을 규정하는 문서
∙헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서
2) 지시문서
∙행정 기관이 그 하급 기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서
∙훈령, 지시, 예규, 일일 명령 등
3) 공고문서
∙행정 기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서
∙고시, 공고 등
4) 비치문서
∙행정 기관이 일정한 사항을 기록하여 행정 기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서
5) 민원문서：민원인이 행정 기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리 문서
6) 일반문서：위의 각 문서에 속하지 않는 모든 문서, 일반문서 중 특수한 것으로서 회보와 보고서가 있음
마. 기업의 문서 기능에 의한 분류
1)경영문서
∙설립 : 사업자등록증, 법인설립동기, 주주명부, 이사동기, 영업허가보고
∙특허 : 발명특허, 실용신안, 디자인등록, 상표등록, 서비스표등록
∙사업 : 경영계획서, 사업계획서, 자금계획서, 예산편성 계획서
∙인사/평가 : 근로계약서, 연봉계약서, 신원조회서, 신용조회서, 인사평가서
∙증명/확인 : 사원증, 재직증명, 사용인감계, 은행계좌, 취급출입증명서
∙사규 : 복무/인사규정, 급여/연봉규정, 영업/출장규정, 구매/감사규정, 이사회/임원규정
∙회의 : 주주총회 회의록, 이사회회의록
∙감사 : 정기/특별감사, 내부/외부감사, 영업/제조감사, 기술/시설감사
2)계약문서
-생산문서 : 제품 생산 계약서, 외주 생산 계약서
-영업문서 : 판매계약서, 공급계약서, 대리점계약서, 수출입계약서, 선적계약서
-관리문서
∙총무 : 임차계약서,공사계약서,구매계약서
∙인사 : 근로계약서,연봉계약서
∙자금 : 차입금계약서,외환계약서
∙구매 : 구매계약서,∙조달계약서
3) 업무문서
-생산문서 : 생산계획서, 생산근로자 명부, 생산제품, 생산시설, 기술, 품질, 규정, 인증, 생산량,부품입고, 제품출고 등 생산 관련 서류
-영업문서 : 영업계획서, 영업 근로자 명부, 영업점 명부, 거래처 명부, 영업일지, 거래명세서, 채권관리대장 등 영업관련 서류
-관리문서
∙세무신고서, 4대보험신고서, 영업신고서
∙회계장부, 임금대장, 근로자 명부
∙출퇴근기록부, 시간외근로대장, 근태관리대장
∙세금계산서, 영수증, 법인카드영수증
∙지급명세서, 품의서, 결의서, 확인서, 신청서, 협조문
4)일반문서
-보고서 : ∙조사보고서∙현황보고서∙실적보고서∙출장보고서∙결산보고서∙회의보고서∙검수보고서∙업무보고서∙교육훈련보고서
-제안서 : ∙업무개선제안서∙광고홍보제안서∙아이디어제안서∙제품납품제안서∙상품개발제안서
-기획서 : ∙사업기획서∙영업기획서∙생산기획서∙전시기획서∙개선기획서∙설치기획서∙설립기획서∙홍보기획서
-조사서 : ∙시장조사서∙신제품조사서∙품질조사서∙마케팅조사서∙물류조사서∙경쟁기업조사서∙거래처조사서∙동향조사서
4. 작성의 기능과 종류
문서의 작성이란 의사를 결정하기 위해서 작성 책임자가 작성 용지에 작성한 문안에 의하여 결재받는 것으로,
정식 문서나 안을 만들기 위해 행하는 작업 과정이다. 즉, 작성이란 발의하는 형식 또는 그 과정을 말하며,
문제 해결을 위해 구체적으로 처리 방안을 작성하는 것을 의미한다.(유희숙, 2014).
가. 기안의 기능
1) 발신 : 문제의 처리 내용을 외부 또는 내부에 발신하는 기능
2) 내부 공람 : 수신한 문서에 대해 그 내용을 설명하거나 요약하여 상사와 관련자에게 공람하게하는 기능
3) 내부 보고 : 간단한 내용의 상황 보고, 결과 보고, 또는 출장 복명과 같은 내용을 상사나 상급기관에 보고하는 기능
4) 내부 결재 : 어떤 일을 처리함에 있어 문서로 처리 방안에 대한 상사의 의사 결정을 받는 기능
나. 기안의 종류
1) 단독 기안 : 기안자가 단독으로 처리 안을 작성
2) 공동 기안 : 회의나 회람을 통해 모아진 공통 의견에 따라 처리 안을 작성
3) 면접 기안 : 문제 처리에 직접 관여하는 관계자, 직무 상관 또는 의사 결정자와 개별적으로 면담하여 처리 안을 작성
4) 지시 기안 : 상사의 지시나 지침을 받아서 처리 안을 작성
다. 기안 작성 절차
1) 목적 파악 : 기안을 작성하는 이유, 결재권자의 의도 및 지시 내용, 접수 문서의 내용을 파악한다.
2) 정보 수집과 선택 : 작성 목적에 부합되는 정보를 수집하고 필요한 내용을 선택한다.
3) 초안 작성 : 선택한 정보를 가지고 기안의 목적에 맞게 초안을 작성하고 검토한다.
4) 본안 작성 : 기안의 중심 내용을 명확히 이해하여 문장을 구성하며, 상대방이 이해하기 쉽게 표현하여 본안을 작성한다.
5) 확인 : 작성된 기안을 정독하여 잘못된 부분이나 불필요한 부분이 없는지 확인한다.
라. 기안 작성 원칙
1) 명확하게 작성한다.
누가(Who), 무엇을(What), 언제(When), 어디서(Where), 왜(Why), 어떻게(How)의 6하원칙(5W1H)을 적용하여 내용을 구체적으로 작성한다.
그리고 소요 경비, 예산(Howmuch)이 어느 정도인지, 기간(How long)이 얼마나 소요될 것인지를 추가하여 5W3H를 적용하면 보다 명확하고
구체성이 있는 문서를 작성할 수 있다. 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적인 용어를 쓰며, 막연하거나 불분명한 표현, 과장된 표현은
피하도록 한다.
2) 정확하게 작성한다.
문서의 내용이 정확해야하며, 오자, 탈자가 없어야 한다. 필요한 내용이 빠지지 않도록 하고, 용어를 정확하게 사용하며, 문장 부호를 명확히 사용하여
읽는 사람이 뜻을 정확히 파악할 수 있도록 한다.
3) 이해하기 쉽게 작성한다.
추상적인 용어를 피하고 쉬운 용어를 사용하여 상대방이 쉽게 읽고 이해할 수 있도록 한다. 한자나 어려운 전문 용어를 쓸 필요가 있을 때에는
한글 다음에 ( )를 표시하여 한자를 넣거나, 용어의 해설을 붙인다. 복잡한 내용인 경우 가급적 결론을 먼저 제시하고 이유를 설명하도록 하며,
불필요한 정보의 제시나 장황한 설명, 중복 설명을 피하고, 받는 사람이 이해하기 쉽게 작성한다.
4) 성실하고 예의 바르게 작성한다.
성의있고 진실되게 문서를 작성하여 호감과 신뢰를 제공하며, 문장은 사실 그대로 정직하게 과장하여 표현하지 않는다.
또한 적절한 수준의 경어를 사용하여 상대방에게 예의와 격식을 갖추도록 한다.
활동 2- 기안문 양식 만들기(개별 활동)
활동3 : 기안문 양식 작성하기(개별활동 및 제출)
