3. 회의 후 정리하기

3-1. 회의 장소 정리 및 자료 보존

가. 폐기

(1) 폐기할 문서를 일일이 확인한다.

(2) 문서 폐기 대장에 기입한다.

(3) 문서 폐기 내용 및 폐기 대장을 결재 의뢰한다.

(4) 결재 즉시 문서 파쇄기를 이용하여 파쇄하거나 별도의 폐기 장소에 보관한다.

(5) 문서 파쇄 시 한꺼번에 많은 양이 파쇄기에 들어가면 파쇄기가 고장날 수 있으니 소량으로 여러 번 파쇄해야 한다.

나. 편철/보존

(1) 문서 관리 규정 중 ‘편철 및 보존’ 규정에 의해 처리한다.

(2) 회의 종료 후 회의 관련자 이외 사람이 회의 자료를 습득하는 일이 없도록 파쇄, 편철, 보관한다.

가. 회의록

① 분량：A4 용지 1매 정도가 가장 좋으나 회의 성격에 따라 표롸 그래프를 사용하는 경우는 3-4장 정도가 되어도 상관 없다.

② 회의록을 작성한 후 상급자에게 결재를 득하기 위해 결과 보고서의 형태로 만든다.

③ 회의록 작성시 주의 사항

- 회의가 끝난 즉시 회의록을 작성한다.

- 회의록을 양식화한다.

- 회의록은 객관적인 동시에 공정해야 한다.

- 참가자에게 신속히 발송한다.

- 회의록은 관계자에게 배포하는 것 외에도 기록으로서 보존한다는 목적도 있다.

나. 회의록에 포함되어야 하는 중요 사항

다. 회의록 작성

1) 회의 결과에 대해 보고를 마치면 공지문을 작성한다.

2) 회의 참석자 전원 및 진행자에게 전자 메일 등을 통하여 회의 결과를 통보한다.

라. 회의록 작성방법